Giới thiệu
Các trang SharePoint giống như các mối quan hệ có tính bảo trì cao – chúng đòi hỏi sự chú ý, thời gian và trạng thái công khai . Nếu trang SharePoint không được công khai, nó có thể gây ra nhiều vấn đề. Cho dù bạn muốn chia sẻ thông tin quan trọng với các bên liên quan hay cộng tác với các bên bên ngoài, việc chuyển đổi trang web thành công khai là điều cần thiết.
Đây là cách thực hiện:
- Đi tới 'Cài đặt trang web', sau đó chọn 'Quyền truy cập trang web' và nhấp vào 'Truy cập ẩn danh'. Điều này cho phép người dùng không được xác thực có thể truy cập vào trang web. Tuy nhiên, có những rủi ro bảo mật đi kèm với điều này, vì vậy hãy đảm bảo bạn có các biện pháp phòng ngừa thích hợp.
Gần đây, một trong những khách hàng của chúng tôi gặp khó khăn khi chia sẻ dữ liệu SharePoint ra bên ngoài do trạng thái riêng tư của trang web của họ. Với sự trợ giúp của chúng tôi, trang web của họ đã được chuyển sang chế độ công khai trong vòng vài phút mà không ảnh hưởng đến bảo mật.
Việc công khai một trang SharePoint có vẻ khó khăn; tuy nhiên, việc làm theo các bước này sẽ giúp bạn dễ dàng chuyển đổi bất kỳ trang web riêng tư nào thành mạng có thể truy cập được – mà không khiến bản thân bị can thiệp từ bên ngoài hoặc bị tấn công mạng. Chúc bạn chia sẻ vui vẻ!
Tìm hiểu các trang SharePoint
Để hiểu các loại trang SharePoint và công khai trang của bạn, hãy đọc tiếp! Các loại trang SharePoint khác nhau cung cấp các chức năng cụ thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn. Việc công khai trang SharePoint có nhiều lợi ích và chúng ta sẽ khám phá những lợi ích này một cách chi tiết.
Các loại trang SharePoint khác nhau
Các trang SharePoint có nhiều hình dạng và kích cỡ khác nhau. Trang web của nhóm dành cho sự hợp tác trong nhóm. Trang web liên lạc là để chia sẻ thông tin và tin tức. Trang web xuất bản để bạn chia sẻ với người ngoài. Và địa điểm dự án giúp quản lý công việc. Ngoài ra, SharePoint còn có trang web trung tâm cung cấp khả năng điều hướng và tìm kiếm trên toàn tổ chức.
Mẹo chuyên nghiệp: Nhận site trung tâm cho SharePoint của bạn để dẫn hướng và tìm kiếm tốt hơn. Chia sẻ trang SharePoint của bạn và xem sự yêu thích (và thư rác) mà nó nhận được!
bề mặt rt sạc
Lợi ích của việc công khai trang SharePoint
Hiển thị công khai trang SharePoint của bạn cung cấp nhiều đặc quyền mà bạn sẽ không nhận được với một trang chỉ dành cho nội bộ. Kiểm tra những điểm cộng này:
- Dễ thấy – Mọi người có thể thấy những gì bạn làm và biết những gì bạn cung cấp.
- Hợp tác nâng cao – Càng nhiều người truy cập vào trang web, họ càng có thể đóng góp nhiều hơn, dẫn đến kết quả dự án tốt hơn.
- Quảng bá thương hiệu – Trang web công cộng tăng cường nhận diện thương hiệu và thu hút khách hàng hoặc nhà đầu tư tiềm năng.
- Chia sẻ thân thiện với người dùng – Chia sẻ nội dung hoặc tập tin với người ngoài đơn giản và mượt mà hơn với các liên kết công khai.
- Kiểm soát truy cập dễ dàng – Quản lý quyền dễ dàng trên các trang web Công cộng – các nhóm không phải yêu cầu bộ phận hỗ trợ CNTT cung cấp thông tin xác thực cho mỗi người dùng mới.
- Mạng nội bộ tốt hơn – Khán giả nội bộ cũng được hưởng lợi từ các trang SharePoint công cộng thông qua quyền truy cập thuận tiện vào dữ liệu có thể thúc đẩy việc cung cấp dịch vụ của họ, với các cài đặt bảo mật bổ sung.
Ngoài ra, với đăng ký SharePoint Online, doanh nghiệp có thể thiết lập các trang web công cộng mà không phải trả thêm phí. Điều này thay đổi cách mọi người xem thông tin của bạn theo hướng tích cực, ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh.
Mẹo chuyên nghiệp: Hãy lưu ý đến tài liệu trên trang web của bạn có thể vi phạm chính sách hoặc xúc phạm mọi người. Kiểm tra bên ngoài trước khi phát trực tiếp trên các nền tảng truyền thông xã hội như Facebook, Twitter và LinkedIn.
Chia sẻ là điều cần thiết nhưng chỉ công khai trang SharePoint của bạn với những người bạn tin tưởng – nó giống như chia sẻ bàn chải đánh răng!
Công khai một trang SharePoint
Để công khai trang SharePoint của bạn, bạn cần điều hướng đến cài đặt trang, chọn quyền của trang, sửa đổi cấp độ quyền, thêm quyền truy cập ẩn danh và lưu thay đổi. Các phần phụ này cung cấp giải pháp từng bước để cho phép người ngoài truy cập và tương tác với trang web của bạn.
Điều hướng đến Cài đặt trang web
Để công khai trang SharePoint của bạn, bạn cần điều hướng đến Cài đặt Trang web – một công cụ cần thiết để tùy chỉnh trang SharePoint của bạn. Hãy làm theo các bước sau để truy cập Cài đặt Trang một cách dễ dàng!
- Nhấp vào Biểu tượng bánh răng - nằm ở góc trên bên phải màn hình khi đăng nhập vào trang SharePoint.
- Từ menu thả xuống, chọn Cài đặt trang.
- Cuộn xuống để tìm phần Site Actions.
- Nhấp vào nó để biết thêm thông tin về cách quản lý trang SharePoint của bạn.
- Xác định vị trí và nhấp vào Đặt trang web này ở chế độ công khai để mở quyền.
Các bước đơn giản này sẽ giúp bạn điều hướng đến Cài đặt trang web mà không gặp bất kỳ khó khăn nào. Lưu ý rằng không phải tất cả người dùng đều có quyền thực hiện thay đổi hoặc chỉnh sửa cài đặt vì chỉ quản trị viên hoặc người dùng được ủy quyền mới có quyền truy cập quản trị viên.
Vào năm 2012, đã xảy ra sự cố liên quan đến Microsoft SQL Server Communication ẩn danh thông qua dịch vụ kết nối dữ liệu SharePoint. Giải pháp là điều hướng đến Định cấu hình Dịch vụ lưu trữ an toàn.
Hãy nhớ: chia sẻ là quan tâm, trừ khi đó là trang SharePoint của bạn – khi đó tất cả chỉ là cấp quyền có chọn lọc.
Chọn quyền của trang web
Chọn quyền chính xác của trang web là điều cần thiết khi công khai trang SharePoint của bạn. Điều này quyết định ai có thể truy cập nội dung của bạn và mức độ kiểm soát của họ đối với nội dung đó. Đảm bảo rằng mỗi người dùng có các đặc quyền chính xác để chặn các truy cập không được chấp thuận hoặc vi phạm dữ liệu.
Đối với khác nhau nhóm, người hoặc người dùng bên ngoài , cấp các quyền riêng biệt để đảm bảo các cài đặt bảo mật cần thiết. Phân biệt vai trò và nhiệm vụ bằng cách trao quyền phù hợp cho các cá nhân cụ thể. Quản lý các yêu cầu truy cập và xem báo cáo sử dụng một cách nhất quán để sàng lọc mọi sự không nhất quán.
Hãy nhớ lại, việc lựa chọn sai quyền có thể gây tốn kém về mặt mất mát hoặc gây hại dữ liệu. Luôn cập nhật các giới hạn và bản cập nhật bảo mật mới nhất để bảo vệ trang SharePoint của bạn khỏi các mối đe dọa trên mạng, các vụ kiện tụng tiềm ẩn và tổn hại về hình ảnh công khai.
Đừng bỏ lỡ việc bảo mật trang SharePoint có giá trị của bạn bằng cách bỏ qua các quyền trong giai đoạn phát triển của nó. Sử dụng các biện pháp phòng ngừa cần thiết để bảo vệ tài sản thông tin của bạn khỏi hành vi sai trái trong khi vẫn duy trì khả năng truy cập 100% cho người dùng được ủy quyền.
Khi nói đến việc điều chỉnh cấp độ quyền trong SharePoint, chỉ cần nhớ: Với sức mạnh lớn đến trách nhiệm lớn .
Sửa đổi cấp phép
Để công khai trang SharePoint của bạn, việc quản lý quyền là điều quan trọng. Cấp độ quyền quyết định những gì người dùng có thể và không thể làm. Hãy làm theo các bước sau để thay đổi chúng:
- Đi tới Cài đặt trang: Nhấp vào biểu tượng ‘bánh răng’ ở góc trên cùng bên phải của trang SharePoint của bạn. Sau đó nhấp vào ‚ÄòCài đặt trang web‚Äô.
- Chọn Quyền: Trong 'Người dùng và Quyền', chọn 'Quyền của Trang web'.
- Sửa đổi cấp độ quyền: Chọn người dùng hoặc nhóm có quyền bạn muốn thay đổi, sau đó nhấp vào 'Chỉnh sửa quyền của người dùng'. Bạn có thể quyết định giữa Toàn quyền kiểm soát, Thiết kế, Chỉnh sửa, Đóng góp và Đọc.
Hãy cẩn thận khi thay đổi cấp độ quyền. Truy cập trái phép hoặc thay đổi dữ liệu quan trọng có thể xảy ra.
SharePoint cũng cung cấp các cách khác để quản lý quyền truy cập như chia sẻ liên kết thay vì mời trực tiếp mọi người. Hãy xem xét các tùy chọn này khi công khai trang SharePoint của bạn! Ai cần mật khẩu? Hãy để internet có quyền truy cập miễn phí!
Thêm quyền truy cập ẩn danh
Để tiếp cận đối tượng rộng hơn, doanh nghiệp và tổ chức phải có sự hiện diện trực tuyến . Truy cập ẩn danh là cách để công khai trang SharePoint. Đây là cách thực hiện:
- Đi tới Cài đặt trang và chọn Quyền của trang.
- Nhấp vào Truy cập ẩn danh.
- Chọn cấp độ truy cập cho nội dung công khai.
- Nhấp vào OK và lưu các thay đổi của bạn.
Hãy chú ý đến nội dung công khai mà bạn chia sẻ . Không cung cấp thông tin nhạy cảm, như hồ sơ tài chính và dữ liệu riêng tư.
Truy cập ẩn danh đã có từ SharePoint 2007. Nó cung cấp một cách an toàn để chia sẻ thông tin với công chúng. Vào năm 2018, Microsoft đã cải tiến tính năng này để bao gồm nội dung có thể xem được trên web di động. Lưu Thay đổi – kết quả không thể đoán trước với SharePoint.
Lưu thay đổi
Việc thực hiện các thay đổi đối với trang SharePoint là cần thiết để công khai nó. 'Lưu thay đổi' đóng vai trò quan trọng trong việc xác thực tất cả các bản cập nhật được giữ nguyên. Ưu điểm của SharePoint là những sửa đổi mới phản ánh ngay lập tức trên trang web.
Khi chỉnh sửa SharePoint của bạn, việc lưu các thay đổi sẽ đảm bảo mọi điều chỉnh mới đều được ghi lại chính xác. Nếu không có những sửa đổi quan trọng này, mọi công việc đưa vào trang web có thể bị lãng phí. Vì vậy, hãy luôn nhấn nút ‘Save Changes’ khi thực hiện điều chỉnh.
Bên cạnh việc lưu trữ các thay đổi và cập nhật của bạn, SharePoint cho phép cộng tác đồng thời với nhiều người dùng khác nhau trong khi công khai các bản cập nhật. Điều này giúp giảm thời gian dành cho việc bảo trì trang web bằng cách cho phép nhiều biên tập viên làm việc song song trên các tài liệu và cơ sở dữ liệu được chia sẻ.
Theo báo cáo tháng 6 năm 2021 của Tạp chí Forbes, Microsoft Teams và SharePoint có số lượng người dùng hơn 145 triệu trên toàn cầu. Sự phổ biến ngày càng tăng làm nổi bật tầm quan trọng của những nền tảng này đối với các doanh nghiệp đang nỗ lực cải thiện hoạt động và tối ưu hóa hệ thống quản lý quy trình làm việc.
Đã đến lúc kiểm tra xem trang SharePoint của bạn có thể chịu được sự giám sát của công chúng hay không. Hay nó sẽ thất bại như một diễn viên hài dở tệ?
Kiểm tra trang SharePoint công khai
Đang thử nghiệm một trang SharePoint công cộng? Bạn phải đảm bảo tất cả các chi tiết đều chính xác và có thể truy cập được. Kiểm tra xem liên kết hoạt động, hình ảnh hiển thị và thông tin là chính xác . Ngoài ra, hãy đảm bảo trang web của bạn hoạt động trên các thiết bị khác nhau. Cuối cùng, trước tiên hãy chạy thử với một vài người.
Sự thật thú vị: SharePoint có hơn 200 triệu người dùng trên toàn thế giới. Đảm bảo bạn tuân theo các phương pháp hay nhất để tránh mọi hành vi vi phạm dữ liệu đáng xấu hổ.
Thực tiễn tốt nhất để công khai trang SharePoint
Để tạo một trang SharePoint công cộng thành công, bạn cần làm theo một số cách thực hành tốt nhất. Để đạt được điều này, bạn phải tập trung vào ba phần phụ thiết yếu: Cân nhắc về bảo mật, Quản lý nội dung và Bảo trì trang web. Những biện pháp này sẽ đảm bảo một trang SharePoint an toàn, có tổ chức và được duy trì tốt, đáp ứng nhu cầu của đối tượng mục tiêu của bạn.
Cân nhắc về Bảo mật
Đảm bảo tính bảo mật của trang SharePoint công cộng là điều quan trọng . Thiết lập giao thức xác thực, mật khẩu và quyền để ngăn chặn truy cập trái phép và mất dữ liệu. Thường xuyên áp dụng các bản cập nhật để giảm thiểu lỗ hổng.
cách thêm viền trang trong word
Giáo dục người dùng cũng rất quan trọng. Hướng dẫn người dùng tạo mật khẩu mạnh, phát hiện các nỗ lực lừa đảo và duyệt web an toàn. Khuyến khích nhân viên phát hiện rủi ro và báo cáo hoạt động đáng ngờ.
Chọn tùy chọn lưu trữ đáp ứng yêu cầu bảo mật. Ví dụ: tìm kiếm chứng chỉ SSL, hệ thống phát hiện xâm nhập và bảo vệ DDoS.
Một công ty đã không làm được điều này và phải đối mặt với hậu quả pháp lý cũng như tổn hại đến danh tiếng của họ . Tránh mắc lỗi tương tự – ưu tiên bảo mật cho trang SharePoint công cộng của bạn. Quản lý nội dung bằng thẻ siêu dữ liệu và kiểm soát phiên bản – như chăn mèo!
Quản lý nội dung
Việc xuất bản trang SharePoint ra công chúng cần quản lý nội dung hiệu quả. Điều này tạo ra một lượng khách truy cập ổn định.
Hiểu khán giả của bạn. Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu. Nhóm nội dung lại với nhau để điều hướng dễ dàng hơn. Giữ các liên kết được cập nhật.
Thực hiện các quy trình công việc trong tổ chức. Đánh giá đảm bảo chất lượng và kiểm soát là điều cần thiết trước khi xuất bản bất cứ điều gì.
Tiến hành đánh giá thường xuyên về chức năng tìm kiếm của trang web. Điều này mang lại kết quả tốt hơn và làm cho việc điều hướng trở nên đơn giản hơn.
Thực hiện theo các phương pháp hay nhất này. Điều này làm tăng khả năng hiển thị và xây dựng một cộng đồng tích cực.
Giống như một chiếc ô tô, hãy giữ cho trang SharePoint của bạn hoạt động trơn tru. Thay dầu thường xuyên nếu không bạn sẽ bị mắc kẹt trên Xa lộ Thông tin.
Bảo trì trang web
Giữ một trang SharePoint là chìa khóa cho hiệu suất tốt và sự hài lòng của người dùng . Bảo trì thường xuyên, chẳng hạn như cập nhật và sao lưu, ngăn ngừa sự cố và giữ cho trang web hoạt động trơn tru. Xóa các tệp và dữ liệu không cần thiết cũng có thể tăng tốc thời gian tải và cải thiện chức năng của trang web .
Nhưng có nhiều thứ cần bảo trì hơn là cập nhật và sao lưu thông thường. Bạn phải theo dõi nội dung để đảm bảo nội dung đó được cập nhật và hữu ích . Analytics có thể giúp bạn theo dõi hành vi của khách truy cập trên trang web, tìm ra vấn đề và thực hiện các cải tiến.
Quản lý cấp độ truy cập của người dùng cũng rất cần thiết. Đảm bảo người dùng chỉ có quyền truy cập vào những gì họ cần, đồng thời bảo vệ thông tin nhạy cảm.
Đôi khi, các vấn đề bất ngờ xuất hiện cần được quan tâm ngay lập tức. Ví dụ: một bản cập nhật hoặc thay đổi có tác động tiêu cực đến bố cục hoặc chức năng của trang web. Trong trường hợp này, một hệ thống hỗ trợ đáng tin cậy là rất quan trọng để giải quyết nhanh chóng .
Hãy nhớ: hãy thu hút khán giả tham gia và giải trí!
Phần kết luận
Bạn đã đạt được thành công bằng cách công khai trang SharePoint của mình! Điều này cho phép bạn cộng tác với những người ngoài tổ chức của mình, dẫn đến năng suất và khả năng giao tiếp tốt hơn. Tuy nhiên, điều cần thiết là phải thiết lập các biện pháp bảo mật để bảo vệ mọi dữ liệu bí mật.
Để tạo một trang SharePoint công khai, hãy làm theo các bước vạch ra và đảm bảo các quyền chính xác được đặt cho người dùng bên ngoài. Bạn có thể tùy chỉnh giao diện của trang và thêm các phần web để đáp ứng nhu cầu cá nhân của bạn.
Luôn để mắt tới ai có quyền truy cập vào trang web và loại bỏ bất kỳ người dùng trái phép nào. Với khả năng quản lý phù hợp, site SharePoint công khai có thể là công cụ tuyệt vời để chia sẻ thông tin và làm việc với người khác.
Tận dụng lợi ích của một trang SharePoint công cộng! Hãy làm theo các bước sau và bắt đầu truyền bá kiến thức của bạn ngay lập tức.
Các câu hỏi thường gặp
Hỏi: Làm cách nào để công khai trang SharePoint của tôi?
Trả lời: Để công khai trang SharePoint của bạn, bạn cần bật quyền truy nhập ẩn danh trong cài đặt quyền của trang. Điều này sẽ cho phép bất cứ ai truy cập trang web mà không cần phải đăng nhập.
Hỏi: Tôi có thể chọn phần nào trong site SharePoint của mình được công khai không?
Trả lời: Có, bạn có thể tùy chỉnh các quyền cho từng danh sách, thư viện và trang trong trang SharePoint của mình. Điều này cho phép bạn chỉ đặt một số phần nhất định của trang web ở chế độ công khai, trong khi vẫn giữ những phần khác ở chế độ riêng tư.
Hỏi: Việc đặt trang SharePoint của tôi ở chế độ công khai có ảnh hưởng đến tính bảo mật của trang không?
Trả lời: Có, việc đặt trang SharePoint của bạn ở chế độ công khai có thể ảnh hưởng đến tính bảo mật của trang đó. Tuy nhiên, bạn có thể giảm thiểu rủi ro này bằng cách đặt quyền hợp lý, sử dụng mã hóa SSL và thường xuyên theo dõi trang web để phát hiện truy cập trái phép.
Hỏi: Làm cách nào để chia sẻ trang SharePoint công khai của tôi với người khác?
Trả lời: Sau khi trang SharePoint của bạn được công khai, bạn có thể chia sẻ URL với người khác qua email, phương tiện truyền thông xã hội hoặc các phương tiện khác. Bạn cũng có thể thêm liên kết đến trang web trên trang web hoặc mạng nội bộ của tổ chức bạn.
Hỏi: Tôi có cần bất kỳ phần mềm hoặc công cụ đặc biệt nào để công khai trang SharePoint của mình không?
Trả lời: Không, bạn không cần bất kỳ phần mềm hoặc công cụ đặc biệt nào để công khai trang SharePoint của mình. Tất cả những gì bạn cần là quyền truy cập vào cài đặt trang và khả năng sửa đổi quyền.
Hỏi: Tôi có thể giới hạn số người có thể truy cập vào site SharePoint công cộng của mình không?
Trả lời: Mặc dù bạn không thể giới hạn số người có thể truy nhập vào một site SharePoint công cộng, nhưng bạn có thể kiểm soát những ai có quyền thực hiện thay đổi đối với site đó. Bằng cách hạn chế quyền chỉnh sửa, bạn có thể đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể sửa đổi nội dung của trang web.
