Tổng quan về liên kết SharePoint
Điểm chia sẻ là một nền tảng tuyệt vời cho công việc. Nó có một tính năng đặc biệt: liên kết ! Với những thứ này, người dùng có thể nhanh chóng truy cập các tệp và trang của họ.
Bạn có thể tạo liên kết với loại nội dung 'Liên kết tới Tài liệu'. Hoặc, bạn có thể tạo lối tắt cho tài liệu và sử dụng lối tắt đó làm liên kết. Bạn cũng có thể thử tùy chỉnh Siêu kết nối SharePoint để tạo các siêu kết nối thân thiện với người dùng với tiêu đề. Hoặc sử dụng các loại trường URL để thêm siêu kết nối trong khi chỉnh sửa trong danh sách hoặc thư viện. Ngoài ra, bạn có thể vô hiệu hóa việc chia sẻ siêu liên kết ra bên ngoài tổ chức. với cài đặt URL bên dưới.
Khi tạo liên kết, đây là một số chi tiết cần nhớ:
- Kiểm tra quyền trên các thư mục và trang.
- Hãy cẩn thận khi chia sẻ thông tin nhạy cảm thông qua liên kết.
- Hãy hỏi CNTT hoặc chuyên gia nếu bạn không chắc chắn về việc liên kết nội dung nào đó.
Hãy làm theo những mẹo này và tạo liên kết trong SharePoint một cách dễ dàng. Luôn kiểm tra các liên kết của bạn sau khi tạo. Chúc bạn liên kết vui vẻ!
Tạo liên kết SharePoint
Để tạo liên kết SharePoint, bạn cần truy cập vào trang SharePoint và chọn tài liệu hoặc mục mà bạn muốn chia sẻ. Sau đó, chỉ cần nhấp vào Sao chép liên kết để tạo liên kết có thể chia sẻ. Phần tạo liên kết SharePoint này sẽ đề cập đến cách thực hiện những điều này và hơn thế nữa để giúp bạn chia sẻ hiệu quả các tài liệu và thông tin quan trọng với nhóm của mình.
Truy cập trang SharePoint
- Mở một trình duyệt web
- Hướng đến Trang đăng nhập Office 365
- Nhập vào của bạn email và mật khẩu
- Xác định vị trí ứng dụng SharePoint trên trang tổng quan/trang chủ, nhấp để khởi chạy.
- Tại trang chủ, làm quen với giao diện người dùng và các tùy chọn để cộng tác .
- Nếu bạn là người mới, hãy dành chút thời gian để khám phá và hiểu cách nó hoạt động .
Tạo liên kết trong SharePoint cũng dễ dàng: tìm tài liệu/tệp bạn muốn chia sẻ, nhấp vào 'Sao chép liên kết' từ menu ngữ cảnh hoặc 'Nhận liên kết'.
Chọn một trong bốn các liên kết có sẵn dựa trên cấp độ quyền truy cập (Xem/Chỉnh sửa), tùy chọn bảo mật (Bất kỳ ai/Người cụ thể) và ngày hết hạn .
Bật thông báo để giúp người dùng biết về những thay đổi được thực hiện trong tệp/tài liệu. Chỉ với vài cú nhấp chuột, nhóm của bạn có thể cộng tác liền mạch mà không gặp bất kỳ vấn đề kiểm soát phiên bản nào.
Việc truy cập SharePoint không hề phức tạp, chỉ cần làm theo các bước trong hướng dẫn này và sử dụng tối đa các tính năng của nó. Lựa chọn chưa bao giờ dễ dàng hơn thế!
Chọn tài liệu hoặc mục
Khi chọn một tài liệu hoặc mục để liên kết SharePoint, những điều cần cân nhắc chính là mức độ liên quan, mục đích và khả năng tiếp cận . Xác định từ khóa, khái niệm và mục tiêu tổng thể để đưa ra lựa chọn sáng suốt. Điều này sẽ tăng thêm giá trị cho nội dung của bạn và cải thiện trải nghiệm của người đọc.
lịch điền 2023
Chọn một định dạng cơ bản hơn như PDF hoặc Word thay vì bảng tính tương tác phức tạp. Sử dụng siêu dữ liệu hoặc thẻ tùy chỉnh để sắp xếp và phân loại nội dung. Tạo các tài liệu liên quan để cung cấp thông tin bối cảnh và cơ bản. Lựa chọn chu đáo tạo liên kết SharePoint hiệu quả và thân thiện với người dùng .
Nhấp vào Sao chép liên kết
Bạn có cần chia sẻ tệp SharePoint không? nhấp chuột Sao chép đường dẫn là một cách dễ dàng để cấp cho ai đó quyền truy cập. Đây là cách thực hiện:
- Đi tới tệp trong SharePoint.
- Bấm vào dấu chấm lửng (…) bên cạnh tên tệp.
- Lựa chọn Sao chép đường dẫn từ danh sách thả xuống.
Bằng cách này, bạn có thể sao chép liên kết và đưa cho bất cứ ai cần. Chỉ cần nhớ: bất kỳ ai có liên kết đều có thể xem hoặc chỉnh sửa tệp (tùy thuộc vào cấp độ quyền). Vì vậy, chỉ để những người được ủy quyền có nó.
Sự thật thú vị: Sao chép liên kết lần đầu tiên được giới thiệu trong SharePoint 2016. Đây là một tính năng nhỏ nhưng đã giúp mọi người ở khắp mọi nơi chia sẻ tệp dễ dàng hơn nhiều. Chia sẻ là quan tâm – trừ khi đó là liên kết SharePoint thì nó phải luôn an toàn!
Chia sẻ liên kết SharePoint
Để chia sẻ liên kết SharePoint của bạn một cách hiệu quả, bạn cần cân nhắc hai điều – quyền thích hợp và phương pháp chia sẻ liên kết đó. Để thực hiện việc này một cách hiệu quả, hãy kiểm tra các quyền cần thiết mà bạn muốn cấp cho đồng nghiệp của mình. Sau đó, bạn có thể chia sẻ liên kết qua email hoặc tin nhắn văn bản.
Chọn quyền phù hợp
Quyền phù hợp là điều cần thiết khi chia sẻ liên kết SharePoint. Họ quyết định ai có thể truy cập và thay đổi nội dung. Đảm bảo cấp quyền thích hợp để tránh mọi truy cập trái phép.
Biết về ba loại quyền trong SharePoint: cấp độ quyền, quyền nhóm và quyền người dùng .
- Cấp độ quyền là các tập hợp quyền chỉ định các hành động như đọc, viết hoặc xóa.
- Quyền của nhóm được trao cho một nhóm người có nhu cầu truy cập tương tự.
- Quyền Người dùng được trao cho người dùng cá nhân.
Việc chỉ định quyền chính xác sẽ đảm bảo quyền riêng tư cho nhóm của bạn, đồng thời đảm bảo thành công. Hãy cân nhắc việc cấp quyền có giới hạn hoặc hạn chế cho những cộng tác viên bên ngoài không yêu cầu quyền truy cập đầy đủ.
mục tiêu công nghệ nói, Các quyền được cấp dựa trên tư cách thành viên chính trong một nhóm bảo mật . Điều cần thiết là phân loại và quản lý tư cách thành viên của người dùng trong các nhóm bảo mật để theo dõi và kiểm tra dễ dàng hơn.
Liên kết SharePoint giúp chia sẻ dễ dàng. Nhưng nếu không quan tâm đúng mức đến quyền, nó có thể gây ra hành vi vi phạm dữ liệu với hậu quả nghiêm trọng. Chọn đúng, xem xét nhu cầu dự án của bạn.
Gửi liên kết qua email hoặc văn bản
Chia sẻ liên kết SharePoint với đồng nghiệp qua email hoặc văn bản! Chỉ cần sao chép từ SharePoint và dán vào tin nhắn. Thêm thông báo để cung cấp ngữ cảnh về liên kết.
Kiểm tra xem mọi người có quyền truy cập hay cần được cấp quyền truy cập trước khi chia sẻ .
Bảo mật là rất quan trọng khi thông tin trong trang SharePoint nhạy cảm hoặc bí mật . Bảo vệ mật khẩu liên kết hoặc sử dụng dịch vụ nhắn tin được mã hóa.
Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng văn bản siêu kết nối tùy chỉnh thay vì URL dài khi gửi liên kết SharePoint trong email. Gọn gàng hơn và dễ dàng hơn để người nhận hiểu những gì họ đang nhấp vào.
Chỉnh sửa hoặc xóa liên kết SharePoint
Để chỉnh sửa hoặc xóa liên kết SharePoint, hãy truy cập tùy chọn Quản lý liên kết. Điều này sẽ cung cấp cho bạn khả năng cập nhật hoặc xóa liên kết khi cần thiết. Bằng cách biết cách thực hiện những tác vụ đơn giản này, bạn có thể sắp xếp và cập nhật các liên kết SharePoint của mình chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
Truy cập tùy chọn Quản lý liên kết
Truy cập tùy chọn Quản lý liên kết để quản lý liên kết SharePoint . Thực hiện theo các bước sau:
- Điều hướng đến trang có liên kết
- Di chuột và nhấp vào ba dấu chấm xuất hiện
- Sau đó chọn Chỉnh sửa liên kết hoặc Xóa liên kết
Hãy nhớ rằng chỉ những người dùng có quyền phù hợp mới có thể sửa đổi hoặc xóa liên kết SharePoint vì lý do bảo mật .
SharePoint 2010 là nơi tất cả bắt đầu! Tính năng Quản lý liên kết được tạo ra để giúp mọi người bảo trì trang web dễ dàng hơn. Đây là thứ cần phải có để cập nhật và giữ cho nội dung luôn mới. Việc cập nhật hoặc xóa liên kết SharePoint của bạn giờ đây thật dễ dàng và không còn căng thẳng !
Cập nhật hoặc xóa liên kết
Cập nhật hoặc xóa liên kết SharePoint? Siêu đơn giản! Chỉ cần làm theo những điều này 6 bước :
- Đăng nhập vào trang web của bạn và điều hướng đến trang.
- Di chuột qua liên kết để mở biểu tượng chỉnh sửa.
- Cập nhật URL hoặc mô tả hoặc chọn 'Xóa liên kết' để xóa.
- Nhấp vào ‘OK’ để lưu hoặc ‘Hủy’ để hủy bỏ.
- Làm mới trang để xác nhận liên kết đã được cập nhật/xóa.
- Lặp lại cho các liên kết khác cần cập nhật/xóa.
Điều quan trọng cần nhớ là việc xóa liên kết sẽ không xóa bất kỳ tệp/tài liệu được kết nối nào; thực hiện thêm hành động khi cần thiết.
Ngoài ra, SharePoint còn cung cấp theo dõi lịch sử phiên bản cho từng liên kết để người dùng có thể hoàn nguyên về các phiên bản cụ thể nếu cần.
SharePoint ra mắt lần đầu tiên vào năm 2001 như một phần của Microsoft Office nhưng hiện là sản phẩm độc lập được các tổ chức trên toàn thế giới sử dụng. Sắp xếp các liên kết SharePoint của bạn một cách gọn gàng bằng nhãn và không bị lỏng lẻo!
cách thiết lập lại trình duyệt
Thực tiễn tốt nhất cho liên kết SharePoint
Để đảm bảo sự thành công của các liên kết SharePoint của bạn, hãy sử dụng các phương pháp hay nhất này. Với việc sử dụng tên liên kết mô tả, thường xuyên xem xét và xóa liên kết cũng như duy trì quyền phù hợp, bạn có thể tối ưu hóa chức năng của các liên kết của mình.
Sử dụng tên liên kết mô tả
Để giao tiếp hiệu quả trên SharePoint, tên liên kết mô tả là phải . Tránh các cụm từ như nhấp vào đây và sử dụng các nhãn mô tả rõ ràng nội dung trang. Tên liên kết mô tả giúp người dùng điều hướng trang web của bạn dễ dàng và giúp công cụ tìm kiếm đọc nội dung của bạn dễ dàng hơn.
Khi viết tên liên kết, hãy tập trung vào nội dung trang. Thay vì Bấm vào đây để tìm hiểu về dịch vụ của chúng tôi , sử dụng Khám phá danh sách dịch vụ toàn diện của chúng tôi . Giữ nhãn ngắn gọn, thân thiện với người dùng và không có biệt ngữ.
Đảm bảo tên liên kết của bạn phản ánh chính xác nội dung được liên kết . Nếu người dùng nhấp vào liên kết có thông tin không chính xác, điều đó sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của họ trên trang web của bạn. Trước khi xuất bản bất kỳ liên kết nào, hãy kiểm tra kỹ xem nhãn có phản ánh nội dung trang hay không.
Tên liên kết mô tả trên SharePoint cải thiện trải nghiệm người dùng và mang lại lợi ích cho SEO. Giữ nhãn chính xác, ngắn gọn và tập trung vào nội dung trang . Bằng cách này, bạn sẽ tạo một nền tảng có thể điều hướng dễ dàng cho khách truy cập.
Thường xuyên xem xét và xóa các liên kết
Thường xuyên xóa các liên kết không cần thiết là điều cần thiết để giữ cho trang SharePoint của bạn hoạt động tốt. Dưới đây là những điều cần lưu ý khi xem xét và xóa liên kết:
- Xem liệu liên kết có còn phù hợp không và có ai trong nhóm của bạn đang sử dụng liên kết đó hay không.
- Tìm hiểu xem liên kết có đưa bạn đến một trang bị hỏng hoặc lỗi thời hay không và liệu có nguồn nào tốt hơn không.
- Xem lại các liên kết được tạo cho những mục tạm thời, chẳng hạn như đăng ký sự kiện và các ưu đãi đã hết hạn.
- Loại bỏ các liên kết trùng lặp dẫn đến cùng một nội dung; chúng có thể gây nhầm lẫn cho người dùng và làm cho trang web của bạn trông lộn xộn.
- Tạo danh mục cho các liên kết của bạn. Đặt những thứ không được sử dụng thường xuyên vào một thư mục lưu trữ.
- Sử dụng các công cụ theo dõi liên kết để theo dõi những liên kết nào được người dùng truy cập nhiều nhất trên trang web của bạn.
Hãy nhớ rằng không phải tất cả các liên kết đều cần phải xóa – chỉ những liên kết không hữu ích hoặc cần thiết mới phải xóa. Dọn dẹp trang SharePoint của bạn sẽ cải thiện hiệu quả và trải nghiệm người dùng.
Mẹo chuyên nghiệp: Chỉ định Chủ sở hữu Trang giám sát mọi thay đổi hoặc bảo trì được thực hiện đối với Liên kết SharePoint. Bằng cách này, không có gì bị lãng quên và mọi thứ vẫn được sắp xếp ngăn nắp.
Và hãy nhớ: cấp cho mọi người quyền truy cập vào mọi thứ trên SharePoint cũng giống như cho phép toàn bộ khu vực lân cận lục lọi ngăn kéo đồ lót của bạn!
Duy trì quyền thích hợp
Điều quan trọng là đảm bảo người dùng chỉ có quyền truy cập vào thông tin được yêu cầu – thiết lập nhóm và chỉ định quyền dựa trên vai trò. Thường xuyên xem xét và cập nhật các quyền này khi nhân viên đến và đi hoặc thay đổi vai trò. Xem xét các công cụ quản lý quyền tự động để giảm cập nhật thủ công.
Một ví dụ điển hình về quyền không phù hợp đã xảy ra vào năm 2014 khi một nhà thầu của Bộ Quốc phòng Hoa Kỳ rò rỉ tài liệu mật thông qua trang SharePoint không bảo mật.
Duy trì quyền thích hợp là điều cần thiết để bảo mật dữ liệu SharePoint. Hãy nhớ xem xét và cập nhật thường xuyên và sử dụng các công cụ tự động để giữ an toàn cho công ty của bạn khỏi mọi rò rỉ hoặc vi phạm.
Kết luận và tóm tắt các bước
SharePoint là một công cụ tuyệt vời cho doanh nghiệp! Chỉ với vài cú bấm chuột, bạn có thể dễ dàng tạo liên kết SharePoint. Sau đây là lời nhắc về cách thực hiện:
- Đi tới trang SharePoint của bạn.
- Chọn tập tin hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ.
- Nhấp vào Chia sẻ ở góc trên bên phải.
- Sao chép liên kết và chia sẻ nó với đồng nghiệp hoặc đồng đội qua email hoặc ứng dụng nhắn tin.
Đừng quên – bạn có thể tùy chỉnh quyền cho từng tệp và thư mục riêng lẻ. Nhưng tốt nhất bạn nên sử dụng các biện pháp bảo mật tốt nhất.
Hãy nhớ rằng việc thực hiện các biện pháp kiểm soát truy cập phù hợp có thể giúp bảo vệ dữ liệu của bạn. Trước khi bạn chia sẻ liên kết, hãy đánh giá và phân tích các yêu cầu truy cập.
Tạo liên kết SharePoint giúp liên lạc trong tổ chức. Điều này sẽ tăng năng suất và hiệu quả. Đừng để nỗi sợ bỏ lỡ ngăn cản bạn sử dụng công cụ này. Bắt đầu tạo những liên kết đó và giúp cải thiện sự cộng tác giữa các nhóm.
Các câu hỏi thường gặp
1. SharePoint là gì?
SharePoint là một nền tảng quản lý tài liệu và cộng tác dựa trên web được phát triển bởi Microsoft. Nó cho phép người dùng tạo và quản lý trang web, tài liệu, thư viện, danh sách, v.v.
aka.ma/myrecoverykey
2. Làm cách nào để tạo liên kết SharePoint?
Để tạo liên kết SharePoint, hãy đi tới tài liệu hoặc tệp bạn muốn liên kết tới, nhấp vào dấu chấm lửng (...) ở góc trên cùng bên phải và chọn Sao chép liên kết từ menu thả xuống. Sau đó, bạn có thể dán liên kết vào bất cứ nơi nào bạn muốn.
3. Tôi có thể tùy chỉnh liên kết SharePoint không?
Có, bạn có thể tùy chỉnh liên kết SharePoint bằng cách nhấp vào nút Cài đặt bên cạnh liên kết bạn đã sao chép và chọn Cài đặt từ menu thả xuống. Từ đó, bạn có thể chọn cho phép chỉnh sửa, đặt ngày hết hạn, v.v.
4. Làm cách nào để chia sẻ liên kết SharePoint?
Để chia sẻ liên kết SharePoint, chỉ cần sao chép liên kết như được mô tả ở trên và gửi cho người hoặc những người mà bạn muốn chia sẻ. Bạn cũng có thể chia sẻ liên kết qua email, Microsoft Teams hoặc các công cụ cộng tác khác.
5. Có thể thu hồi liên kết SharePoint không?
Có, bạn có thể thu hồi liên kết SharePoint bằng cách đi tới menu Cài đặt cho liên kết và chọn Thay đổi quyền liên kết. Từ đó, bạn có thể xóa quyền truy cập của những người hoặc nhóm cụ thể hoặc thậm chí thay đổi liên kết để không thể truy cập được nữa.
6. Làm cách nào để quản lý các liên kết SharePoint?
Bạn có thể quản lý các liên kết SharePoint bằng cách đi tới phần Liên kết trên trang SharePoint của bạn. Từ đó, bạn có thể xem tất cả các liên kết bạn đã tạo, chỉnh sửa cài đặt của chúng và thậm chí xóa chúng nếu cần.
