Một doanh nghiệp chỉ có thể phát huy hết tiềm năng của mình khi quản lý quy trình phù hợp. Nhưng định nghĩa thực sự của quản lý quy trình là gì?
Khi nhiều doanh nghiệp chuyển sang làm việc từ xa trong đại dịch năm 2020, rất nhiều hoạt động quản lý quy trình cũng trở thành kỹ thuật số. Trong khi nhân viên cuối cùng đã quay trở lại văn phòng của họ, quản lý quy trình đã tìm thấy ngôi nhà mới trên đám mây.
Với sự thay đổi đột ngột này và mối quan tâm đến việc hoàn thiện việc quản lý quy trình, thật đáng để tìm hiểu sâu về quản lý quy trình thực sự là gì. Và với tư cách là một công ty, thành thật mà nói, được hưởng lợi từ sự thay đổi đó, chúng tôi có rất nhiều điều để nói về vấn đề này.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ định nghĩa quản lý quy trình, nói về lợi ích và thách thức của nó, đồng thời cho bạn lời khuyên về cách triển khai nó vào doanh nghiệp của bạn.
Cuối cùng, chúng tôi thậm chí sẽ cung cấp một mẫu miễn phí để giúp bạn bắt đầu.
Định nghĩa về quản lý quy trình
Được rồi, vậy quản lý quy trình chính xác là gì?
Quản lý quy trình - hay quản lý quy trình kinh doanh (BPM) - là kỹ thuật được các tổ chức sử dụng để phân tích, tối ưu hóa, giám sát và kiểm soát các quy trình kinh doanh khác nhau.
đếm chữ trên từ
Với BPM, các công ty có thể:
- Tự động hóa các quy trình định kỳ để chúng luôn chạy trơn tru
- Phân tích các quy trình trong quá khứ để xem điều gì đúng và điều gì không
- Theo dõi số liệu trên các quy trình khác nhau
- Thực hiện phân tích rủi ro để giảm thiểu rủi ro trong tương lai
- Đo lường hiệu quả bằng cách sử dụng dữ liệu trước đó
Tại sao phải bận tâm với quản lý quy trình?
BPM là thứ mà mọi tổ chức đều cần vì nó giúp bạn hiểu rõ hơn về doanh nghiệp của mình.
Bằng cách sử dụng BPM, bạn có thể phân tích tất cả các quy trình kinh doanh của mình để tìm ra những điểm thiếu hiệu quả và đưa ra giải pháp khắc phục và tối ưu hóa chúng. Nó làm cho các hoạt động hàng ngày diễn ra suôn sẻ hơn nhiều và cải thiện việc quản lý tài nguyên.
Nhưng đó chỉ là những lợi ích nhỏ.
Những lợi ích khác của việc này là rất lớn. Nó không chỉ tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho tổ chức của bạn mà còn cho phép doanh nghiệp của bạn đáp ứng nhu cầu của khách hàng và thị trường nhanh hơn nhiều.
Lợi ích của việc xác định rõ ràng quản lý quy trình
Hiểu định nghĩa về BPM có nghĩa là bạn có thể phân biệt nó tốt hơn với quản lý chương trình và dự án. Biết được sự khác biệt giữa ba loại quy trình có nghĩa là bạn sẽ có thể sử dụng tất cả chúng một cách hiệu quả.
cách tải font chữ vào word
Với BPM, điều quan trọng cần nhớ là nó dành cho các quy trình định kỳ trong tổ chức của bạn. Đây thường là những quá trình đang diễn ra trong một doanh nghiệp và không có mục đích cụ thể, chẳng hạn như việc đào tạo nhân viên. Đó là yếu tố khác biệt lớn nhất của nó.
Quản lý dự án là việc cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể. Có một sự khởi đầu và kết thúc rõ ràng cho nó. Các dự án nói chung là những việc làm một lần và không lặp lại và một nhóm chỉ có thể làm việc một lần cùng một lúc.
Quản lý chương trình nằm ở đâu đó giữa hai phần còn lại. Nó đề cập đến việc quản lý sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án khác nhau. Giống như BPM, việc quản lý chương trình nói chung là diễn ra liên tục, nhưng không giống như BPM, nó không xử lý các quy trình liên quan đến toàn bộ hoạt động kinh doanh.
Lợi ích của việc sử dụng quản lý quy trình
Quản lý quy trình là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, nhằm nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và nâng cao hiệu suất tổng thể. Dưới đây là một số lợi ích chính của việc sử dụng quản lý quy trình:
Tăng hiệu quả
Việc triển khai quản lý quy trình cho phép các tổ chức hợp lý hóa hoạt động của mình, loại bỏ các nhiệm vụ dư thừa và cải thiện năng suất. Với các quy trình được xác định rõ ràng, nhân viên có thể làm việc hiệu quả hơn, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
Cải tiến liên tục
Bằng cách sử dụng quản lý quy trình, doanh nghiệp có thể liên tục theo dõi và đánh giá các quy trình của mình để xác định các lĩnh vực cần cải tiến. Điều này cho phép họ thực hiện những điều chỉnh cần thiết, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất một cách liên tục.
Dịch vụ khách hàng nâng cao
Với hiệu quả được cải thiện và quy trình hợp lý, các tổ chức có thể cung cấp dịch vụ khách hàng tốt hơn. Các quy trình như thực hiện đơn hàng, giải quyết khiếu nại và tiếp nhận khách hàng có thể được chuẩn hóa và thực hiện một cách nhất quán, giúp cải thiện thời gian phản hồi và sự hài lòng của khách hàng.
Tiết kiệm chi phí
Quản lý quy trình giúp xác định các điểm nghẽn, dư thừa và kém hiệu quả, cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực và giảm chi phí. Bằng cách loại bỏ các bước không cần thiết và tự động hóa các quy trình thủ công, các tổ chức có thể tiết kiệm đáng kể chi phí.
Cải thiện việc ra quyết định
Quản lý quy trình cung cấp cho doanh nghiệp dữ liệu thời gian thực và thông tin chi tiết về hoạt động của họ. Điều này cho phép họ đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên thông tin chính xác, dẫn đến kết quả kinh doanh tốt hơn và đạt được các mục tiêu chiến lược.
Các loại quản lý quy trình
Quản lý quy trình có thể giúp ích rất nhiều để giúp bạn đạt được mục tiêu kinh doanh của mình, nhưng bạn cần phải làm quen với các loại khác nhau để biết loại nào phù hợp nhất với mình.
Quản lý quy trình kinh doanh
Loại quản lý quy trình này tập trung vào việc cải thiện quy trình kinh doanh và quy trình công việc giữa các bộ phận hoặc chức năng khác nhau trong một tổ chức. Nó nhằm mục đích tối ưu hóa các quy trình, nâng cao hiệu quả và gắn kết chúng với các mục tiêu chiến lược. Phần mềm quản lý quy trình kinh doanh là một cách tuyệt vời để giúp bạn thiết lập hệ thống quản lý quy trình.
Quản lý dự án
Quản lý dự án bao gồm việc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát một dự án cụ thể để đạt được các mục tiêu cụ thể trong một khung thời gian xác định. Nó đảm bảo rằng các dự án được giao đúng thời hạn, trong ngân sách và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng mong muốn.
Quản lý công việc
Quản lý quy trình làm việc tập trung vào việc phối hợp và tối ưu hóa các nhiệm vụ, hoạt động và phê duyệt trong một quy trình xác định. Nó đảm bảo rằng công việc được định tuyến hiệu quả, đáp ứng đúng thời hạn và hoàn thành tất cả các bước cần thiết.
Quản lý chương trình
Quản lý chương trình bao gồm việc quản lý nhiều dự án liên quan như một nỗ lực phối hợp để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Nó liên quan đến việc giám sát việc lập kế hoạch, thực hiện và giám sát nhiều dự án và đảm bảo sự liên kết của chúng với các mục tiêu chiến lược.
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA)
RPA liên quan đến việc sử dụng robot hoặc bot phần mềm để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và dựa trên quy tắc. Nó nhằm mục đích nâng cao hiệu quả, độ chính xác và tốc độ bằng cách giảm sự can thiệp thủ công và giảm thiểu sai sót.
Cách giáo dục nhóm của bạn về định nghĩa quản lý quy trình
Các thành viên trong nhóm dễ bị thay đổi hơn mức mà nhiều người quản lý có xu hướng ghi nhận cho họ. Tuy nhiên, BPM thường xuyên gặp phải thái độ cố định và quên lãng. Có rất ít sự thay đổi.
Khi nói đến việc giáo dục nhóm của bạn về định nghĩa về quản lý quy trình, cách tiếp cận của bạn quan trọng hơn cách bạn diễn đạt định nghĩa. Hãy tự hỏi mình điều này:
- Tại sao tôi muốn nhóm của mình biết định nghĩa về quản lý quy trình?
- Nhóm sẽ được hưởng lợi như thế nào khi biết định nghĩa?
- Kỳ vọng của tôi đối với nhóm là gì sau khi chúng ta thảo luận về BPM?
- Tôi muốn ý tưởng của nhóm mình hay tôi chỉ muốn họ biết BPM nói chung là gì?
Nếu bạn chỉ muốn nhóm của mình biết BPM là gì thì cách tiếp cận của bạn có thể không đúng.
Các thành viên trong nhóm của bạn là những người làm việc với các quy trình đã được thiết lập hàng ngày và họ có thể đã biết những gì có thể được cải thiện. Khi bạn giới thiệu tính năng quản lý quy trình cho nhóm của mình, đó sẽ là cách để bạn mở ra đường dây liên lạc với nhóm của mình.
Họ sẽ cảm thấy thoải mái khi đến gặp bạn với những ý tưởng cải tiến quy trình kể từ thời điểm này trở đi. Ý tưởng của họ phải luôn được lắng nghe.
Các mô hình quản lý quy trình kinh doanh được xác định
Lập mô hình quản lý quy trình kinh doanh là hành động thể hiện các quy trình của tổ chức để chúng có thể được phân tích, cải tiến và có khả năng tự động hóa.
Toàn bộ ý tưởng của mô hình BPM là trình bày vật lý một quy trình theo cách có ý nghĩa đối với bất kỳ ai nhìn vào nó, cho dù đó là kỹ sư hay các bên liên quan. Hãy nghĩ về nó giống như một bản đồ tư duy.
Ví dụ về các mô hình quản lý quy trình
Cách bạn lập mô hình quy trình kinh doanh là tùy thuộc vào bạn, nhưng có một số mô hình đã được thiết lập tốt để giúp bạn bắt đầu.
tắt trình chặn cửa sổ bật lên ở cạnh
Biểu đồ dòng chảy
Có lẽ là những mô hình nổi tiếng nhất, biểu đồ dòng chảy rất đơn giản và dễ thực hiện. Chỉ bằng cách sử dụng nhiều hình dạng khác nhau được kết nối bằng các mũi tên, bạn có thể dễ dàng chứng minh các phần nhất định của quy trình chuyển sang phần khác như thế nào.
Chúng thường hoạt động tốt nhất cho các quy trình đơn giản hoặc đơn giản hóa các quy trình phức tạp hơn.
Ký hiệu mô hình hóa quy trình kinh doanh
Khái niệm mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPMN) vạch ra các quy trình nghiệp vụ bằng cách sử dụng ký hiệu đồ họa. Được tạo bởi Nhóm quản lý đối tượng (OMG), mục tiêu của BPMN là làm cho ngay cả những quy trình kinh doanh phức tạp nhất cũng có thể hiểu được đối với mọi người trong nhóm, từ nhà phát triển phần mềm đến nhà phân tích kinh doanh.
Bạn thực sự có thể tìm hiểu cách tạo BPMN miễn phí trên Trang web của OMG nếu đây là mô hình bạn muốn đi cùng.
biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gantt được tạo ra bởi kỹ sư cơ khí người Mỹ Henry Gantt và đã tồn tại hơn 100 năm. Những biểu đồ này được sử dụng tốt nhất cho các quy trình nhạy cảm về thời gian vì chúng sử dụng các thanh để theo dõi thời hạn của một số nhiệm vụ hoặc dự án nhất định.
Biểu đồ Gantt có tính tuần tự và rất dễ hiểu. Có lý do chính đáng để chúng vẫn được sử dụng phổ biến cho đến ngày nay.
Sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) cho phép bạn trực quan hóa các luồng dữ liệu. DFD hoạt động giống như biểu đồ luồng nhưng thường có phím lớn hơn nhiều để giúp giữ cho các hình dạng và màu sắc khác nhau rõ ràng và có tổ chức.
Những trợ giúp này giúp bạn có thể xem dữ liệu di chuyển như thế nào trong một quy trình cũng như giữa các quy trình. Nhìn chung, chúng tốt hơn cho nhóm của bạn chứ không phải cho các bên liên quan vì chúng có thể hơi phức tạp tùy thuộc vào lượng dữ liệu được trình bày.
tạo áp phích trong word
Triển khai hệ thống quản lý quy trình
Việc triển khai hệ thống quản lý quy trình, ngay cả đối với các quy trình riêng lẻ, không cần phải phức tạp. Chỉ cần làm theo các bước sau:
Xác định rõ ràng mục tiêu và mục tiêu
Điều này sẽ cung cấp nền tảng để xác định các quy trình quan trọng cần được quản lý và cải tiến. Bằng cách đảm bảo sự liên kết giữa hệ thống quản lý quy trình và chiến lược kinh doanh tổng thể, các tổ chức có thể ưu tiên các nỗ lực của mình và đưa ra quyết định tốt hơn về tối ưu hóa quy trình.
Vạch ra các quy trình hiện có
Điều này liên quan đến việc ghi lại các bước, đầu vào, đầu ra và các bên liên quan tham gia vào từng quy trình. Bài tập lập sơ đồ quy trình cung cấp sự trình bày trực quan về trình tự các hoạt động và giúp xác định các điểm nghẽn tiềm ẩn, sự thiếu hiệu quả và dư thừa trong các quy trình.
Xác định các cơ hội cải tiến
Điều này được thực hiện bằng cách đánh giá hiệu lực, hiệu quả và hiệu suất của từng quy trình. Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) có thể được xác định để đo lường sự thành công của các quy trình và theo dõi tiến trình hướng tới các mục tiêu cải tiến.
Tối ưu hóa các quy trình
Cải tiến quy trình có thể đạt được thông qua nhiều cách tiếp cận khác nhau, chẳng hạn như:
- Loại bỏ các bước không cần thiết
- Tự động hóa các tác vụ thủ công
- Xác định lại vai trò và trách nhiệm
- Triển khai các phương pháp thực hành tốt nhất theo tiêu chuẩn ngành
Bằng cách liên tục theo dõi và phân tích các quy trình, tổ chức có thể xác định các lĩnh vực tối ưu hóa và thực hiện các thay đổi để thúc đẩy hiệu quả.
Những thách thức khi triển khai hệ thống quản lý quy trình mới
Việc triển khai một hệ thống quản lý quy trình mới có thể gặp phải nhiều thách thức. Dưới đây là một số trở ngại phổ biến mà các tổ chức có thể gặp phải trong quá trình này:
Đề kháng với sự thay đổi
Việc triển khai một hệ thống quản lý quy trình mới thường đòi hỏi sự thay đổi trong tư duy và thay đổi các quy trình công việc đã được thiết lập. Việc phản đối sự thay đổi có thể đến từ những nhân viên đã quen với các quy trình hiện có và có thể do dự khi áp dụng những cách làm việc mới.
Thiếu mua vào
Việc triển khai thành công hệ thống quản lý quy trình phụ thuộc vào sự hỗ trợ và sự tham gia từ các bên liên quan chính. Nếu những người ra quyết định và lãnh đạo không hiểu đầy đủ về lợi ích hoặc nhìn thấy giá trị trong hệ thống thì việc có được sự hỗ trợ và nguồn lực cần thiết có thể gặp khó khăn.
cách nhận phiếu lương bằng cách gửi tiền trực tiếp
Nguồn tài nguyên giới hạn
Việc triển khai một hệ thống mới đòi hỏi phải đầu tư vào công nghệ, đào tạo và nguồn lực. Ngân sách hạn chế hoặc hạn chế về nguồn lực có thể đặt ra những thách thức trong việc mua sắm các công cụ cần thiết và phân bổ đúng người để thúc đẩy quá trình thực hiện.
Quản lý dữ liệu
Việc triển khai hệ thống quản lý quy trình thường liên quan đến việc thu thập và phân tích lượng lớn dữ liệu. Quản lý và tổ chức dữ liệu này một cách hiệu quả có thể là một thách thức, đặc biệt nếu các tổ chức không có quy trình quản lý dữ liệu hiệu quả.
Tích hợp với các hệ thống hiện có
Các tổ chức có thể đã thiết lập sẵn các hệ thống và công cụ và việc tích hợp hệ thống quản lý quy trình mới với các hệ thống hiện có này có thể là một nhiệm vụ phức tạp. Việc đảm bảo tích hợp liền mạch và luồng dữ liệu thông suốt giữa các hệ thống khác nhau có thể đặt ra những thách thức.
Mẫu quản lý quy trình
Hãy xem bài đăng trên blog của chúng tôi về các quy trình thiết yếu dành cho nhóm nhân sự. Đôi khi, việc triển khai BPM trong nhóm nhân sự trước tiên sẽ tốt hơn và bài đăng này chứa 60 mẫu miễn phí để nhóm của bạn dùng thử.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc quyết định nên thử cái nào trước, tôi khuyên bạn nên thử cái này:
Hiển thị quy trình làm việc Mẫu quy trình tuyển dụng mới Bấm vào đây để thêm quy trình công việc này vào tài khoản Đường phố quy trình miễn phí .Cách tối ưu hóa hệ thống quản lý quy trình của bạn
Tối ưu hóa hệ thống quản lý quy trình của bạn chính là thiết lập một hệ thống cải tiến liên tục.
Cải tiến liên tục có nghĩa là không bao giờ ổn định. Không có cái này hoạt động tốt, hãy để nó như vậy, mà thay vào đó là thái độ, cái này hoạt động rất tốt, nhưng có cách nào để làm cho nó tốt hơn nữa không?
Chúng tôi có cả một bài đăng trên blog chứa đầy lời khuyên về cách sử dụng cải tiến liên tục để tối ưu hóa các quy trình nếu bạn muốn tìm hiểu thêm.
