Oliver Peterson Ngày 6 tháng 7 năm 2022 Hoạt động kinh doanh Cải tiến liên tục mà không thu thập dữ liệu cũng giống như lái xe xuyên quốc gia mà không có biển báo hoặc bản đồ.
Việc thu thập dữ liệu là rất quan trọng để thực hiện các cải tiến vì nếu không có nó thì sẽ không có bằng chứng thực sự nào về bất kỳ vấn đề nào đang tồn tại ngay từ đầu.
Tại sao bạn thực hiện cải tiến? Đó thực sự là một vấn đề hay bạn chỉ đang bị bóp méo bởi sự thất vọng vào lúc này?
Đúng, sự thất vọng của bạn có thể cho bạn manh mối về vấn đề cốt lõi là gì, nhưng chỉ dựa vào cảm xúc của bạn sẽ không mang lại cho bạn kết quả chính xác về lâu dài.
Đó là nơi việc thu thập dữ liệu có thể giúp ích. Tính năng Analytics của chúng tôi có thể được sử dụng để vẽ ra một bức tranh khách quan, không thiên vị về trạng thái hiện tại của bất kỳ quy trình cụ thể nào và giúp làm nổi bật các lĩnh vực tiềm năng có thể được cải thiện.
Vì vậy, hãy bắt đầu bằng cách xem qua 5 bước cải tiến liên tục của chúng tôi để tối ưu hóa quy trình :
- Bước 1: Xác định quy trình cần cải tiến
- Bước 2: Đánh giá hiệu quả và xác định các cải tiến
- Bước 3: Thực hiện cải tiến quy trình
- Bước 4: Kiểm tra và theo dõi quá trình cập nhật
- Bước 5: Tối ưu hóa quy trình bằng tự động hóa
Bước 1: Xác định quy trình cần cải tiến
Không có quy trình nào là hoàn hảo, nhưng có một số quy trình có thể liên tục gây ra sự cố cho bạn. Đó là nơi bạn nên bắt đầu.
Hãy ghi lại quy trình thường gây lãng phí thời gian và nguồn lực nhất cho bạn cũng như nhóm của bạn.
Sau đó, bạn sẽ cần hiểu đầy đủ quy trình đó bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
- Mục tiêu của quá trình này là gì?
- Khi nào nó bắt đầu và kết thúc?
- Các hoạt động cá nhân trong quá trình này là gì?
- Những bộ phận/nhân viên nào có liên quan?
- Thông tin nào được chuyển qua giữa các bước?
Câu trả lời cho những câu hỏi này sẽ giúp làm nổi bật tất cả các yếu tố tạo nên quy trình và làm rõ cách tiếp cận tốt nhất để tối ưu hóa quy trình, bắt đầu với các mục tiêu cụ thể mà quy trình này đang cố gắng đạt được.
Tại sao bạn nên ghi lại các quy trình của mình
Trước khi tiếp tục, điều quan trọng là bạn phải tự hỏi mình: Tài liệu quy trình của tôi tốt đến mức nào?
Bạn có thể biết quy trình nào cần được cập nhật, nhưng trừ khi bạn có tài liệu quy trình rõ ràng, việc cải tiến liên tục về cơ bản là không thể.
làm cách nào để ngắt trang trong word
Cải tiến liên tục chỉ có tác dụng nếu bạn có thể xem xét một số thứ đã hoạt động như thế nào trước đó và so sánh nó với những thay đổi bạn đã thực hiện. Có tài liệu quy trình rõ ràng, dễ tiếp cận là cách tốt nhất để tạo điều kiện cải tiến liên tục.
Bước 2: Đánh giá hiệu quả và xác định các cải tiến
Bây giờ bạn đã trình bày xong quy trình của mình, đã đến lúc đánh giá tính hiệu quả của nó và xác định những cải tiến nào sẽ tối ưu nhất.
Bắt đầu bằng cách ghi lại điểm mạnh và điểm yếu của quy trình. Điều này sẽ giúp bạn hiểu điều gì đang hiệu quả và điều gì không, cũng như những điểm có thể thực hiện cải tiến.
Bạn có thể thấy rằng một số nhiệm vụ thậm chí không cần thiết chút nào để đạt được mục tiêu cuối cùng. Nếu bạn gặp phải vấn đề này, hãy cân nhắc việc hợp nhất một số nhiệm vụ này hoặc thậm chí loại bỏ chúng hoàn toàn. Sẽ tốt hơn nếu có một quy trình ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề hơn là một quy trình có thể quá phức tạp hoặc khó hiểu về những gì nó đang cố gắng đạt được.
Bước 3: Thực hiện cải tiến quy trình
Nếu bạn có tài liệu rõ ràng về quy trình của mình hoặc tốt hơn là bạn đang sử dụng phần mềm quản lý quy trình thì nhiệm vụ này sẽ dễ dàng như thực hiện từng bước quy trình của bạn và thực hiện các thay đổi khi bạn thực hiện.
Cách thực hành tốt nhất để cải tiến liên tục là lặp lại các phiên bản mới của quy trình bất cứ khi nào bạn thực hiện thay đổi. Điều này giúp ngăn ngừa sự cố và giúp việc theo dõi cũng như so sánh dữ liệu giữa các phiên bản khác nhau của quy trình trở nên dễ dàng hơn, nhờ đó, bạn có thể xác định chính xác liệu các thay đổi có thực sự là cải tiến hay không.
Một mẹo khác là ghi nhật ký đơn giản về bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trong mỗi lần lặp lại, để việc chia sẻ kiến thức trở nên dễ dàng hơn và đảm bảo rằng mọi người đều hiểu những thay đổi nào được thực hiện, bởi ai và khi nào.
Bước 4: Kiểm tra và theo dõi quá trình cập nhật
Kiểm tra là quan trọng, trước hết là để đảm bảo bạn không làm hỏng bất cứ thứ gì. Hãy thực hiện quy trình này, lý tưởng nhất là ở điều kiện gần với điều kiện thực tế nhất có thể và đảm bảo rằng mọi thứ đều hoạt động như mong đợi.
Hãy xem xét mục tiêu cuối cùng của quá trình – liệu mục tiêu này có còn đạt được không?
Khi bạn đã xác định rằng các cải tiến quy trình có hiệu quả, bạn có thể bắt đầu thu thập dữ liệu để đánh giá mức độ thành công của bất kỳ thay đổi nào.
Sử dụng Phân tích đường phố quy trình
Khả năng xem hiệu suất của các quy trình, nhóm của bạn hoặc khách hàng là rất quan trọng để hiểu liệu những thay đổi bạn đã thực hiện có thực sự hiệu quả hơn hay không.
Thông tin như tiến độ nhiệm vụ và các lần chạy quy trình làm việc đang hoạt động/đã hoàn thành có thể giúp bạn xác định các điểm nghẽn và hiểu được cách nhóm của bạn phản ứng với các thay đổi.
Nhấp vào đây để tìm hiểu thêm về tính năng Analytics của Process Street.
Bước 5: Tối ưu hóa quy trình bằng tự động hóa
Tại thời điểm này, về cơ bản bạn đã hoàn thành. Bạn đã xác định và triển khai các cải tiến và bạn sẽ có thể theo dõi những thay đổi đó theo thời gian để đánh giá thành công.
Nhưng nếu bạn muốn tiến xa hơn và tận dụng tối đa phần mềm quản lý quy trình làm việc của mình, đã đến lúc xem xét những nhiệm vụ nào (nếu có) có thể được tự động hóa.
Trước hết – chỉ để tránh vấn đề này – nếu bạn đang sử dụng giấy, bạn gần như chắc chắn sẽ thấy hiệu quả đạt được nếu chuyển sang quản lý quy trình kỹ thuật số.
ưu đãi internet quang phổ
Đối với những người còn lại, nếu bạn đang chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng (chẳng hạn như thêm tệp Dropbox vào Google Drive theo cách thủ công), bạn nên xem liệu bạn có thể loại bỏ các tác vụ thủ công bằng một trong các Tự động hóa gốc của chúng tôi hay không.
Bạn cũng nên thử Zapier , Power Automate và Make.com vì có rất nhiều tính năng tự động hóa có sẵn ở đó.
Bạn nghĩ gì về 5 bước cải tiến liên tục của chúng tôi? Bạn có lời khuyên nào mà chúng tôi có thể đã bỏ sót không? Cho chúng tôi biết trong các ý kiến dưới đây!
