Trong Quickbooks Online, tùy chọn áp dụng phí tiện lợi có thể hợp lý hóa quy trình thanh toán của bạn và tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp của bạn. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn các bước để bật phí tiện lợi trong Quickbooks Online, cũng như cách thêm phụ phí vào hóa đơn của bạn.
Tính năng phí tiện lợi cho phép bạn chuyển chi phí xử lý thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ cho khách hàng của mình, khiến đây trở thành một cách thuận tiện để bù đắp phí giao dịch. Chúng ta sẽ khám phá những cân nhắc quan trọng cần lưu ý khi triển khai phí tiện ích hoặc phụ phí, chẳng hạn như luật pháp và quy định của địa phương, tính minh bạch với khách hàng và các tác động về thuế. Bằng cách làm theo các bước được nêu trong bài viết này, bạn có thể quản lý hiệu quả các khoản phí và phụ phí tiện lợi trong Quickbooks Online đồng thời đảm bảo tuân thủ và duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng.
Phí tiện ích trong Quickbooks Online là gì?
Phí tiện lợi trong Quickbooks Online là khoản phí bổ sung áp dụng cho khách hàng để thuận tiện cho việc sử dụng các phương thức hoặc dịch vụ thanh toán nhất định, chẳng hạn như thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc giao dịch trực tuyến.
Các khoản phí này thường được sử dụng để hợp lý hóa quy trình quản lý tài chính bằng cách bù đắp chi phí liên quan đến việc xử lý các giao dịch trực tuyến. Chúng đóng vai trò như một cách để quản lý các chi phí liên quan đến việc cung cấp các tùy chọn thanh toán khác nhau, đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể tiếp tục cung cấp các phương thức thanh toán thuận tiện trong khi vẫn trang trải được các chi phí liên quan.
Phí tiện lợi có thể khuyến khích khách hàng lựa chọn phương thức thanh toán với chi phí thấp hơn, cuối cùng mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và khách hàng.
Tại sao bạn nên cân nhắc việc bật phí tiện lợi?
Hãy cân nhắc việc bật phí tiện lợi trong Quickbooks Online để bù đắp chi phí liên quan đến việc xử lý thanh toán bằng thẻ tín dụng, nâng cao dòng doanh thu và hợp lý hóa quy trình thanh toán cho doanh nghiệp của bạn.
Tính năng này có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn bằng cách giúp thu hồi các chi phí liên quan đến giao dịch thẻ tín dụng. Bằng cách thêm một khoản phí tiện lợi, bạn có thể đảm bảo rằng chi phí xử lý thẻ tín dụng được chi trả, từ đó bảo vệ tỷ suất lợi nhuận của bạn. Việc thực hiện khoản phí này có thể góp phần nâng cao doanh thu, tạo cơ hội tăng thu nhập chung của bạn. Việc tích hợp phí tiện lợi có thể hợp lý hóa các thủ tục thanh toán, giúp khách hàng thực hiện thanh toán và doanh nghiệp của bạn quản lý giao dịch dễ dàng và hiệu quả hơn.
Cách bật phí tiện lợi trong Quickbooks Online
Việc bật phí tiện lợi trong Quickbooks Online bao gồm việc điều hướng qua cài đặt tài khoản và định cấu hình tab thanh toán để cho phép áp dụng các khoản phí bổ sung cho các phương thức hoặc dịch vụ thanh toán cụ thể.
Khi bạn đã đăng nhập vào tài khoản Quickbooks Online của mình, hãy chuyển đến menu cài đặt và chọn 'Tài khoản và cài đặt'. Từ đó, nhấp vào tab 'Thanh toán' và cuộn xuống phần 'Phí tiện lợi'. Tại đây, bạn có thể chọn bật phí tiện lợi và chỉ định các phương thức hoặc dịch vụ thanh toán mà bạn muốn áp dụng các khoản phí này.
Đảm bảo xem lại và lưu các thay đổi của bạn để đảm bảo rằng phí tiện lợi được kích hoạt cho các giao dịch kinh doanh của bạn.
Bước 1: Vào biểu tượng bánh răng
Để bắt đầu bật tính phí tiện lợi trong QuickBooks Online, hãy tìm và nhấp vào Biểu tượng bánh răng ở góc trên cùng bên phải của bảng điều khiển để truy cập các cài đặt và cấu hình chính.
Khi bạn nhấp vào Biểu tượng bánh răng, một menu thả xuống sẽ xuất hiện. Từ menu thả xuống, chọn ‘Tài khoản và cài đặt’ để truy cập trang cài đặt tài khoản. Trong phần Tài khoản và Cài đặt, hãy điều hướng đến tab 'Bán hàng' ở phía bên trái.
Tại đây, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn kích hoạt phí tiện lợi. Nhấp vào 'Bán hàng' rồi cuộn xuống để tìm phần 'Phí tiện lợi'. Từ đó, bạn có thể chọn hộp để kích hoạt phí tiện lợi cho các giao dịch của mình.
Bước 2: Chọn Tài khoản và Cài đặt
Sau khi truy cập Biểu tượng bánh răng, hãy tiếp tục bằng cách chọn 'Tài khoản và cài đặt' từ menu thả xuống để nhập các tùy chọn cấu hình và tùy chỉnh cho tài khoản Quickbooks Online của bạn.
Điều này dẫn bạn đến một bảng điều khiển toàn diện dành riêng cho việc quản lý các khía cạnh khác nhau của tài khoản Quickbooks Online của bạn. Từ đây, bạn có thể điều hướng qua các tab khác nhau như Công ty, Bán hàng, Chi phí, Thanh toán và Nâng cao để truy cập vào một loạt các cài đặt và cấu hình.
Để tập trung vào các khoản phí tiện lợi, hãy nhấp vào tab 'Bán hàng' và chọn 'Sản phẩm và Dịch vụ'. Trong phần này, bạn có thể dễ dàng quản lý các khoản phí tiện lợi liên quan đến giao dịch bán hàng của mình bằng cách điều chỉnh cài đặt theo yêu cầu kinh doanh của bạn.
Bước 3: Click vào tab Thanh toán
Trong menu ‘Tài khoản và Cài đặt’, hãy tìm và nhấp vào tab ‘Thanh toán’ để truy cập các tùy chọn và cài đặt xử lý thanh toán, bao gồm cả cấu hình phí tiện lợi.
Tính năng này đặc biệt hữu ích cho những doanh nghiệp muốn hợp lý hóa quy trình thanh toán và mang đến cho khách hàng sự tiện lợi của thanh toán trực tuyến. Sau khi truy cập tab 'Thanh toán', bạn có thể dễ dàng thiết lập và quản lý các khoản phí tiện lợi, giúp việc trang trải các chi phí liên quan đến việc xử lý thanh toán bằng thẻ tín dụng trở nên đơn giản.
Việc truy cập phần này cho phép bạn tích hợp các phương thức thanh toán khác nhau và điều chỉnh cài đặt để phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn.
Bước 4: Chọn phương án Phí tiện ích
Khi ở trong tab 'Thanh toán', hãy tìm và chọn tùy chọn 'Phí tiện lợi' để truy cập các cài đặt và thông số cấu hình liên quan đến việc áp dụng các khoản phí bổ sung cho giao dịch của khách hàng.
Tính năng tiện lợi này cho phép doanh nghiệp áp dụng một khoản phí nhỏ cho các giao dịch của khách hàng, đảm bảo chi phí xử lý thanh toán được chi trả. Sau khi chọn tùy chọn 'Phí tiện lợi', người dùng có thể xác định mức phí được áp dụng, mang lại sự linh hoạt để điều chỉnh phí tiện lợi cho phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
bộ nhớ đệm trên bộ xử lý
Điều này cho phép liên lạc minh bạch với khách hàng về mọi khoản phí bổ sung, cuối cùng là hợp lý hóa quy trình thanh toán và góp phần quản lý tài chính hiệu quả hơn trong QuickBooks Online.
Bước 5: Nhập Phần trăm hoặc Số tiền Phí cố định
Sau khi chọn tùy chọn phí tiện lợi, hãy tiếp tục bằng cách nhập tỷ lệ phần trăm mong muốn hoặc số tiền phí cố định sẽ được áp dụng làm phí tiện lợi cho các giao dịch của khách hàng trong Quickbooks Online.
Tùy chỉnh này cho phép người dùng điều chỉnh các khoản phí bổ sung theo nhu cầu kinh doanh của họ. Khi tỷ lệ phần trăm hoặc số tiền phí cố định được chỉ định, nó có thể được cấu hình dễ dàng để tự động áp dụng cho tất cả các giao dịch của khách hàng có liên quan.
Giao diện Quickbooks Online đơn giản hóa quy trình này, đảm bảo doanh nghiệp có thể quản lý và theo dõi các khoản phí tiện lợi này một cách hiệu quả. Bằng cách tích hợp tính năng này, doanh nghiệp có thể hợp lý hóa quy trình thanh toán một cách hiệu quả và tính các khoản phí bổ sung này trong báo cáo tài chính của mình.
Bước 6: Lưu thay đổi của bạn
Khi nhập tỷ lệ phần trăm hoặc số tiền phí cố định, hãy đảm bảo lưu các thay đổi của bạn để kích hoạt cài đặt phí tiện lợi đã định cấu hình trong Quickbooks Online và áp dụng các khoản phí bổ sung cho các giao dịch của khách hàng.
Bước này rất quan trọng vì nó đảm bảo rằng các cài đặt phí tiện lợi được triển khai hiệu quả, cho phép doanh nghiệp tính toán các khoản phí bổ sung một cách thích hợp cho các giao dịch của khách hàng. Việc lưu các thay đổi đảm bảo rằng các khoản phí đã định cấu hình sẽ có hiệu lực, hợp lý hóa quy trình hạch toán các khoản phí tiện lợi trong Quickbooks Online.
Việc không lưu các thay đổi có thể cản trở khả năng áp dụng các khoản phí tiện lợi mong muốn, có khả năng dẫn đến sự khác biệt trong hồ sơ giao dịch. Vì vậy, việc đảm bảo rằng các thay đổi được lưu lại là điều cần thiết để áp dụng suôn sẻ các cài đặt phí tiện lợi.
Cách thêm phụ phí vào hóa đơn Quickbooks
Việc thêm một khoản phụ phí vào hóa đơn Quickbooks bao gồm việc kết hợp một khoản phí bổ sung cho các phương thức thanh toán, dịch vụ hoặc thanh toán trễ cụ thể và phát hành hóa đơn đã sửa đổi cho khách hàng tương ứng.
Để định cấu hình phụ phí trong Quickbooks, người dùng có thể điều hướng đến tab 'Bán hàng' và chọn 'Sản phẩm và Dịch vụ'. Từ đó, họ có thể thêm mục dịch vụ mới cho khoản phụ phí và chỉ định mục đó là chịu thuế hoặc không chịu thuế.
Khi áp dụng phụ phí, hóa đơn có thể được sửa đổi bằng cách thêm mục phụ phí vào chi tiết đơn hàng trong hóa đơn. Giao tiếp hiệu quả với khách hàng là điều cần thiết và điều quan trọng là phải giải thích lý do tính phí một cách minh bạch, đảm bảo khách hàng hiểu chi tiết và nó ảnh hưởng như thế nào đến hóa đơn của họ.
Bước 1: Tạo hóa đơn mới
Để thêm phụ phí vào hóa đơn Quickbooks, hãy bắt đầu bằng cách tạo hóa đơn mới cho khách hàng hoặc khách hàng sẽ áp dụng khoản phí bổ sung, đảm bảo rằng phụ phí được đưa vào chi tiết hóa đơn một cách thích hợp.
Sau khi tạo hóa đơn mới, hãy điều hướng đến phần 'Sản phẩm và Dịch vụ' nơi bạn có thể thêm phụ phí làm chi tiết đơn hàng bổ sung. Chỉ định chi tiết phụ phí, chẳng hạn như tên, mô tả và số tiền, để đảm bảo thông tin rõ ràng cho khách hàng về mục đích và chi phí của khoản phụ phí.
Sau khi nhập chi tiết phụ phí, hãy xem lại hóa đơn để xác nhận rằng mọi thông tin đều chính xác trước khi gửi cho khách hàng. Quy trình này đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong việc thông báo mọi khoản phí bổ sung trong khi vẫn duy trì hoạt động lập hóa đơn chuyên nghiệp và có tổ chức trong Quickbooks.
Bước 2: Thêm phụ phí dưới dạng chi tiết đơn hàng
Trong hóa đơn mới, hãy thêm khoản phụ phí dưới dạng mục hàng riêng, nêu rõ tính chất và số tiền của khoản phụ phí để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quá trình lập hóa đơn.
Điều này sẽ giúp khách hàng của bạn có bảng phân tích chi tiết về tổng số tiền phải trả, cho thấy khoản phụ phí cụ thể được áp dụng và mục đích của nó. Bằng cách kết hợp khoản phụ phí dưới dạng một chi tiết đơn hàng riêng biệt, bạn đang mang lại sự rõ ràng và xác thực cho việc lập hóa đơn của mình, thúc đẩy sự tin cậy và hiểu biết giữa doanh nghiệp và khách hàng của bạn.
Nó cũng cho phép bạn theo dõi và báo cáo chính xác về doanh thu phụ phí, đảm bảo tuân thủ các quy định tài chính và tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh của bạn.
Bước 3: Lưu và gửi hóa đơn
Sau khi thêm khoản phụ phí dưới dạng chi tiết đơn hàng, hãy lưu hóa đơn đã sửa đổi và tiến hành gửi cho khách hàng tương ứng, đảm bảo rằng khoản phí bổ sung được thông báo và hạch toán rõ ràng trong quy trình lập hóa đơn.
Điều quan trọng là phải duy trì sự minh bạch với khách hàng bằng cách đưa ra bảng phân tích chi tiết về khoản phụ phí, nêu rõ lý do bổ sung. Điều này tạo nên sự tin cậy và thể hiện tính chuyên nghiệp trong giao tiếp của bạn.
Sau khi lưu hóa đơn, hãy kiểm tra kỹ tất cả các khoản phụ phí đi kèm, đảm bảo rằng chúng phù hợp với các điều khoản đã thỏa thuận. Việc gửi hóa đơn đã sửa đổi kịp thời biểu thị hiệu quả và sự nhanh chóng trong giao dịch kinh doanh của bạn, góp phần mang lại trải nghiệm tích cực cho khách hàng và hồ sơ tài chính được duy trì tốt.
Là một phần của quy trình kế toán tổng thể, việc ghi chép chính xác khoản phụ phí sẽ đảm bảo rằng báo cáo tài chính của bạn phản ánh dòng doanh thu được cập nhật và ngăn chặn những khác biệt tiềm ẩn trong quá trình kiểm toán hoặc phân tích tài chính.
Những điều cần lưu ý khi sử dụng Phí tiện ích hoặc Phụ phí
Khi xem xét việc triển khai phí tiện lợi hoặc phụ phí trong Quickbooks Online, điều cần thiết là phải lưu ý đến luật pháp và quy định của địa phương, duy trì sự minh bạch với khách hàng, đánh giá tác động đến mối quan hệ khách hàng và theo dõi thu nhập từ phí tiện lợi cho mục đích thuế.
Các doanh nghiệp cần được cập nhật thông tin về các yêu cầu pháp lý cụ thể đối với phí tiện ích trong phạm vi quyền hạn của mình vì các quy định có thể khác nhau ở các khu vực khác nhau. Truyền đạt hiệu quả việc bổ sung phí tiện ích cho khách hàng là điều tối quan trọng vì nó giúp xây dựng niềm tin và tránh những hiểu lầm tiềm ẩn.
Hiểu được tác động tiềm ẩn đối với mối quan hệ với khách hàng là rất quan trọng vì nó có thể ảnh hưởng đến lòng trung thành của họ. Việc ghi chép cẩn thận thu nhập từ phí tiện ích là cần thiết để báo cáo thuế chính xác và tuân thủ các quy định tài chính.
Kiểm tra luật pháp và quy định địa phương
Trước khi áp dụng phí tiện lợi hoặc phụ phí, hãy đảm bảo xem xét kỹ lưỡng và tuân thủ luật pháp và quy định địa phương điều chỉnh việc áp dụng các khoản phí bổ sung đối với các giao dịch của khách hàng trong Quickbooks Online.
Bước này rất quan trọng vì việc tuân thủ pháp luật và thẩm định là cần thiết khi xem xét bất kỳ hình thức tính phí bổ sung nào trong Quickbooks Online. Việc không tuân thủ luật pháp và quy định của địa phương có thể dẫn đến hậu quả pháp lý và tổn hại đến danh tiếng của doanh nghiệp.
Bằng cách hiểu rõ khuôn khổ pháp lý, doanh nghiệp có thể tránh được các vụ kiện tụng, phạt tiền và sự không hài lòng của khách hàng. Điều quan trọng là phải luôn cập nhật thông tin về các khoản phí hoặc phụ phí tiện lợi được phép và đảm bảo liên lạc minh bạch với khách hàng để duy trì niềm tin và duy trì các hoạt động kinh doanh có đạo đức.
Minh bạch với khách hàng
Duy trì sự minh bạch với khách hàng về việc áp dụng phí tiện ích hoặc phụ phí, truyền đạt rõ ràng bản chất, mục đích và số tiền phí bổ sung để thúc đẩy sự tin tưởng và hiểu biết.
Cách tiếp cận này rất cần thiết để xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng, những người đánh giá cao sự trung thực và cởi mở khi đề cập đến các vấn đề tài chính. Bằng cách thẳng thắn về mọi chi phí phát sinh, doanh nghiệp có thể nuôi dưỡng ý thức minh bạch và trách nhiệm giải trình, từ đó nâng cao danh tiếng tích cực.
Khi khách hàng cảm thấy được thông tin đầy đủ và được tôn trọng, họ có nhiều khả năng tiếp tục ủng hộ doanh nghiệp và thậm chí giới thiệu doanh nghiệp đó cho người khác. Do đó, việc quản lý và truyền đạt hiệu quả các khoản phí hoặc phụ phí tiện lợi có thể đóng góp đáng kể vào trải nghiệm tổng thể của khách hàng và lòng trung thành với thương hiệu.
Xem xét tác động đến mối quan hệ khách hàng
Đánh giá tác động tiềm ẩn của phí tiện lợi hoặc phụ phí đối với mối quan hệ với khách hàng, xem xét các yếu tố như sự hài lòng, lòng trung thành của khách hàng và trải nghiệm tổng thể của khách hàng trong Quickbooks Online.
Điều quan trọng là phải nhận ra rằng phí tiện lợi và phụ phí có thể ảnh hưởng đáng kể đến cách khách hàng nhìn nhận về doanh nghiệp. Những chi phí bổ sung này có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng, có khả năng dẫn đến sự bất mãn và giảm lòng trung thành.
Hiểu được ý nghĩa của các khoản phí đó đối với trải nghiệm tổng thể của khách hàng là điều cần thiết để doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng của mình. Việc tích hợp các đánh giá này trong Quickbooks Online có thể giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt nhằm ưu tiên sự hài lòng của khách hàng và đảm bảo trải nghiệm khách hàng liền mạch và tích cực.
Theo dõi thu nhập phí tiện ích cho mục đích thuế
Đảm bảo theo dõi và ghi chép thích hợp về thu nhập từ phí tiện ích cho mục đích thuế trong Quickbooks Online, duy trì hồ sơ chính xác và tuân thủ các quy định về thuế liên quan đến các nguồn doanh thu bổ sung.
Điều này liên quan đến việc phân loại thu nhập từ phí tiện ích một cách riêng biệt và chính xác trong hồ sơ Quickbooks Online của bạn, đảm bảo thu nhập này được hạch toán theo cách phù hợp với các quy định về thuế. Điều quan trọng là phải cung cấp sự minh bạch và rõ ràng trong hồ sơ tài chính của bạn để tránh bất kỳ sai lệch nào trong quá trình kiểm tra thuế.
đăng ký lịch Outlook trong lịch google
Bằng cách tích hợp thu nhập từ phí tiện ích vào hoạt động kế toán của mình, bạn có thể chứng minh một cách hiệu quả việc tuân thủ luật và quy định về thuế, đồng thời tối ưu hóa báo cáo tài chính để hiểu rõ hơn về dòng doanh thu tổng thể của doanh nghiệp.
