Quy trình làm việc là gì? Hướng dẫn cho người mới bắt đầu về quản lý quy trình làm việc

Nếu bạn nhìn vào trang đầu của Google để biết quy trình làm việc là gì, thì kết quả đầu tiên chính là định nghĩa từ điển.

Trình tự các quy trình công nghiệp, hành chính hoặc các quy trình khác mà qua đó một phần công việc đi từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.

Sau đó, bạn có định nghĩa của Kissflow, định nghĩa này không rõ ràng hơn chút nào:

Một chuỗi các tác vụ xử lý dữ liệu thông qua một đường dẫn cụ thể từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành.

Và sau đó có trang này. Và làm thế nào để chúng ta xác định một quy trình làm việc?

cách làm ô chữ

Quy trình làm việc là cách bạn hoàn thành công việc.

Bây giờ chúng ta đang đi đến đâu đó.

Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc là một chuỗi các bước cần được hoàn thành trong một quy trình.

Hãy nghĩ về nó theo nghĩa đen như công việc chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo, cho dù đó là thông qua đồng nghiệp, công cụ hay quy trình khác. Bạn có thể thực hiện toàn bộ quy trình công việc một mình (như viết, chỉnh sửa và xuất bản một bài đăng trên blog) hoặc có thể có sự tham gia của nhiều người (như lập hóa đơn cho khách hàng).

Tại sao quy trình công việc lại quan trọng?

Đối với các doanh nghiệp, quy trình làm việc có thể trở nên cực kỳ phức tạp.

Hãy suy nghĩ về quá trình giới thiệu nhân viên của bạn. Một số bộ phận khác nhau phải phối hợp để hoàn thành quy trình đó một cách chính xác. Ngoài việc làm mất đi tài năng mới của bạn, việc giới thiệu không tốt cũng có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng về tuân thủ.

Ở cấp độ này, chúng cần được giám sát, quản lý và tối ưu hóa hợp lý để đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả nhất có thể.

Sự khác biệt giữa quy trình công việc và quy trình là gì?

Quy trình làm việc Và quá trình thường được sử dụng thay thế cho nhau. Xem xét chúng thường xuất hiện như một bộ phù hợp, điều này có thể hiểu được.

Hình ảnh trên liệt kê những khác biệt chính giữa quy trình công việc và quy trình, nhưng điểm chính là:

MỘT quá trình là một phương pháp được sử dụng để trình diễn một chuỗi các hoạt động .

MỘT quy trình làm việc là một dụng cụ đã từng tạo điều kiện thuận lợi cho phương pháp đó .

Nếu chúng ta quay lại ví dụ về quá trình giới thiệu nhân viên, quy trình này bao gồm tất cả các bước khác nhau cần được thực hiện, chẳng hạn như:

• Giấy tờ đã điền
• Máy trạm được thiết lập
• Đào tạo

Quy trình làm việc vạch ra các bước đó theo một cấu trúc rõ ràng để dễ dàng hình dung những gì cần thực hiện trong sơ đồ hoặc danh sách kiểm tra.

Thực tiễn tốt nhất về quy trình làm việc

Để xây dựng một quy trình làm việc hiệu quả, bạn cần trả lời ba câu hỏi quan trọng:

• Những công việc chính xác cần phải được thực hiện?
• Ai chịu trách nhiệm cho mỗi công việc?
• Mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao nhiêu thời gian?

Bằng cách trả lời những câu hỏi đó và sắp xếp các câu trả lời thành biểu đồ hoặc quy trình, bạn sẽ có được quy trình làm việc.

Bằng cách đo lường công việc cần hoàn thành, bạn có thể quản lý mức độ thực hiện công việc đó một cách tối ưu. Nếu không, bạn sẽ không biết chuyện gì đang xảy ra hoặc điểm nghẽn trong hoạt động của nhóm mình nằm ở đâu.

Các giai đoạn của một quy trình làm việc

Xây dựng quy trình làm việc có 5 giai đoạn:

1. Xác định các nhiệm vụ cần phải thực hiện
2. Xác định ai chịu trách nhiệm cho những nhiệm vụ đó
3. Sắp xếp các nhiệm vụ thành một chuỗi
4. Kiểm tra quy trình làm việc
5. Xem lại và lặp lại

Điều cần thiết là phải thực hành cải tiến liên tục khi nói đến việc duy trì quy trình làm việc của bạn. Thực hiện những điều chỉnh nhỏ này trong quá trình thực hiện sẽ đảm bảo quy trình làm việc của bạn chỉ bao gồm các nhiệm vụ cần thiết và cập nhật nhất – đồng thời bạn sẽ không phải mất thời gian cho một cuộc đại tu lớn sau này.

3 thành phần cơ bản của quy trình làm việc

Mặc dù số lượng nhiệm vụ trong mỗi quy trình công việc có thể thay đổi từ 8 đến 80, nhưng mỗi quy trình công việc đều được tạo thành từ 3 thành phần cơ bản:

Cò súng:Sự kiện bắt đầu quy trình làm việc. Đây có thể là một hành động, một quyết định, một thời điểm cụ thể hoặc một phản ứng đối với điều gì đó.Chuỗi nhiệm vụ/công việc:Điều này bao gồm tất cả các nhiệm vụ, con người và sản phẩm bàn giao có liên quan đến quy trình làm việc.Kết quả:Quy trình làm việc tạo ra những gì. Kết quả hoặc kết quả có thể là thứ gì đó hữu hình như mua một dịch vụ hoặc trừu tượng hơn như truy cập một số thông tin nhất định.

Chuỗi nhiệm vụ này sẽ chiếm phần lớn quy trình làm việc, nhưng cả yếu tố kích hoạt và kết quả đều quan trọng như nhau. Nếu bạn không biết quy trình của mình nên bắt đầu và kết thúc ở đâu thì quy trình làm việc của bạn sẽ khá vô ích.

Các loại quy trình làm việc

Vì tốt nhất nên làm mọi việc theo ba phần nên có ba loại quy trình công việc chính mà bạn sẽ gặp phải:

• Quy trình làm việc của dự án
• Quy trình làm việc đơn giản
• Quy trình làm việc có điều kiện

Đôi khi, việc phân tích sự khác biệt chính xác giữa các loại này có thể khó khăn, nhưng cũng như mọi thứ, bạn cần đảm bảo rằng mình đang sử dụng đúng công cụ cho công việc.

Quy trình làm việc của dự án là loại đơn giản nhất. Nhìn chung, chúng là các quy trình làm việc một lần được thiết kế để giữ cho dự án đi đúng hướng để bàn giao đúng thời hạn, trách nhiệm giải trình rõ ràng và nhóm của bạn không gặp phải bất kỳ tắc nghẽn nào.

Bạn có thể sử dụng lại các phần của quy trình làm việc của dự án. Ví dụ: nhóm nội dung tạo ra nhiều phần nội dung.

Mỗi trong số này là một dự án nhỏ. Tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, các bước chính xác không phải lúc nào cũng giống nhau. Vì quá trình tổng thể là Tuy nhiên, chúng tôi có thể sử dụng lại quy trình tạo nội dung cho những việc như nghiên cứu, đánh giá và yêu cầu hình ảnh.

Tiếp theo, bạn có quy trình làm việc đơn giản . Loại quy trình công việc này bao gồm tất cả các nhiệm vụ có thể lặp lại và có thể dự đoán được của bạn. Gửi hóa đơn hoặc phê duyệt thời gian nghỉ là những quy trình công việc đơn giản.

Không có vấn đề gì: Không có gì thay đổi. Quy trình làm việc tuân theo cùng một thời điểm theo cùng một cách chính xác mỗi khi chạy quy trình làm việc.

Đơn giản.

Cuối cùng, có quy trình làm việc có điều kiện . Những quy trình công việc này sử dụng một dạng nếu/thì logic để cấu trúc quá trình.

Đó là cuốn tiểu thuyết về quy trình làm việc của Chọn cuộc phiêu lưu của riêng bạn: Nếu bạn muốn khám phá ngục tối, hãy chuyển sang nhiệm vụ 13. Nếu bạn muốn điều tra thị trấn, hãy chuyển sang nhiệm vụ 22.

Tại Process Street, chúng tôi gọi nó là logic có điều kiện, tạo ra các lộ trình phân nhánh trong cùng một quy trình làm việc. Điều này thật tuyệt vì điều đó có nghĩa là đối với những việc như giới thiệu hoặc phiếu trợ giúp, bạn chỉ cần một quy trình làm việc cho nhiều tình huống.

Quy trình làm việc giới thiệu ứng dụng khách của Bộ xử lý tính lương là một ví dụ hoàn hảo về chính xác những gì logic có điều kiện có thể thực hiện:

Cách bộ xử lý tính lương sử dụng logic có điều kiện của Process Street để giới thiệu khách hàng

Tối ưu hóa quy trình làm việc

Cách đây không lâu, tôi tình cờ thấy một bài đăng trên LinkedIn nói về các thuật ngữ và thuật ngữ thông dụng trong kinh doanh. Những từ thông dụng này được chia thành hai loại:

• Quá mơ hồ để có thể mô tả theo bất kỳ cách nào khác (hãy nghĩ đến sự năng động và các nhóm của nó)
• Rõ ràng là họ không cần phải nói (sáng tạo, lấy khách hàng làm trung tâm, v.v.)

Tối ưu hóa hơi giống những từ thông dụng đó. Tất cả chúng ta đều biết tối ưu hóa có nghĩa là gì trong từ điển. Tất cả chúng ta đều biết rằng đó là một điều tốt. Mọi thứ luôn tốt hơn khi chúng được tối ưu hóa.

Nhưng tối ưu hóa có ý nghĩa gì đối với quy trình làm việc? Cái gì là một quy trình làm việc được tối ưu hóa và làm thế nào để bạn có được nó?

Cải tiến liên tục

Xây dựng quy trình làm việc chỉ là bước đầu tiên. Nếu không có sự quan tâm đúng mức, quy trình làm việc có thể dễ dàng bị sa lầy do sự thiếu hiệu quả và các nhiệm vụ dư thừa.

Đó là lúc cần phải cải tiến liên tục. Bằng cách kiểm tra định kỳ quy trình làm việc của mình, bạn có thể đảm bảo chúng luôn cập nhật và phù hợp với nhu cầu của bạn. Sau đó, bạn có thể quyết định xem mình có cần thực hiện các thay đổi tăng dần hay mang tính đột phá đối với quy trình của mình cũng như cách thức tiến hành quy trình làm việc của bạn hay không.

Những thay đổi gia tăng về cơ bản trông như thế nào: Những điều chỉnh và cải tiến nhỏ mà bạn thực hiện khi gặp chúng.

Những thay đổi mang tính đột phá là những thay đổi lớn thường được thực hiện thông qua quá trình xem xét và ra quyết định của nhóm. Mặc dù bạn có thể thấy mình thực hiện các thay đổi tăng dần khá thường xuyên, nhưng nếu bạn thấy mình thực hiện hầu hết các thay đổi mang tính đột phá, bạn cần phải đánh giá lại quy trình làm việc của mình (và thậm chí có thể cả quy trình của bạn).

Six Sigma, DMAIC, Lean và Kaizen đều là những công cụ thực sự hữu ích để thực hiện cải tiến liên tục.

Tự động hóa quy trình làm việc

Tự động hóa là lẽ sống của một quy trình làm việc.

Quy trình làm việc thực hiện tất cả các quy trình trực quan, hoang dã đó và mang lại trật tự cho chúng. Nhưng điều đó không có nghĩa là tự động hóa được tích hợp vào quy trình làm việc – hoặc thậm chí mọi quy trình làm việc đều cần tự động hóa.

Bạn bối rối chưa?

Tự động hóa quy trình làm việc đang xác định những phần nào của quy trình có thể được thực hiện mà không cần nhiều – hoặc bất kỳ – sự tham gia nào của con người.

Một số ví dụ về những thứ bạn có thể tự động hóa là:

• Gửi email chào mừng được tiêu chuẩn hóa
• Chuyển dữ liệu sang bảng tính
• Thêm sự kiện vào lịch của bạn
• Đang xử lý một khoản thanh toán

Đây đều là những công việc lặp đi lặp lại, có thể chỉ mất vài phút nhưng số phút đó sẽ cộng lại.

Thêm vào đó, khả năng xảy ra lỗi của con người càng lớn. Hãy suy nghĩ về điều này: Bạn có hàng giờ để nhập dữ liệu. Suốt ngày chỉ ngồi đó, ghi các con số vào cột mà phấn khích nhất là khi Tony xuất hiện với chiếc bánh rán vào sáng hôm đó.

Bạn bắt đầu với ý định tốt, nhưng tại thời điểm nào bạn lại chuyển sang chế độ lái tự động? Tại thời điểm nào bạn vô tình nhấn thêm số 0 và cuối cùng phải tính phí cho khách hàng 5000 USD thay vì 500 USD? Hoặc ngược lại? Cả hai đều tệ.

Đó là lý do tại sao bạn tự động hóa.

Khi bạn đã xác định được nhiệm vụ nào cần tự động hóa, việc triển khai sẽ khá đơn giản. Với phần mềm như Zapier, bạn có thể thiết lập tích hợp để liên kết trình kích hoạt trong ứng dụng này với kết quả trong ứng dụng khác.

Bạn nhập dữ liệu một lần. Nó được gửi đến tất cả những nơi nó cần đến. Bạn có độ chính xác hoàn toàn trên tất cả các kênh và bạn chỉ mất thời gian để nhấp vào nút.

Lợi ích của quy trình làm việc

Quy trình làm việc giảm lãng phí. Lãng phí thời gian, lãng phí công sức, lãng phí nguồn lực.

Khi vạch ra các quy trình của mình, bạn sẽ có thể xác định những điểm vướng mắc và nhiệm vụ dư thừa ở đâu. Một khi bạn biết chúng ở đâu, bạn có thể loại bỏ chúng. Sau đó, bạn và nhóm của mình có thể tập trung vào các nhiệm vụ cần thiết.

Quy trình làm việc cũng rất tốt cho việc giao tiếp, trách nhiệm và tính minh bạch. Quy trình làm việc phải làm rõ ai chịu trách nhiệm về việc gì và khi nào sản phẩm sẽ được hoàn thành. Bạn không cần phải quản lý vi mô nhóm của mình. Nhóm của bạn không cần phải được quản lý vi mô. Mọi người đều hạnh phúc hơn.

Vì mọi khía cạnh của quy trình đều được ghi lại trong quy trình làm việc nên mọi người trong nhóm đều có thông tin họ cần khi họ cần. Giảm thông tin sai lệch sẽ cải thiện năng suất – và khiến nhóm của bạn bớt thất vọng hơn nhiều với nhiệm vụ của họ và với nhau.

Những thách thức của quy trình làm việc

Quy trình làm việc cần được chú ý liên tục. Bạn không thể chỉ xây dựng một cái và mong đợi nó chạy hoàn hảo mãi mãi. Bạn cần phải duy trì nó.

Việc duy trì quy trình làm việc có thể tốn thời gian và phức tạp – đặc biệt nếu bạn chưa thực hành các nguyên tắc cải tiến liên tục của mình.

Nhưng việc không thực hiện bảo trì thường xuyên sẽ gây ra những vấn đề nghiêm trọng:

• Ước tính thời gian/chi phí không chính xác
• Lỗi truyền đạt sai
• Bỏ qua hoặc quên các bước quan trọng
• Phê duyệt được áp dụng mà không cần kiểm tra - hoặc không được áp dụng khi cần thiết
• Điểm nghẽn tốn kém

Hãy nghĩ về quy trình làm việc giống như một chiếc ô tô. Ô tô thực sự hữu ích và hiệu quả. Bạn thường có thể làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn bằng cách lái xe thay vì đi bộ.

trái tim cảm xúc

Ngoài ra, bạn không cần phải mang theo mọi thứ.

Nhưng ô tô cần được kiểm tra. Một số là nhỏ - lốp mới, thay dầu, kiểm tra khí thải, v.v. Đôi khi bạn phải đầu tư thêm một chút – như bộ khởi động mới hoặc đai quạt. Bản thân những điều này không thực sự là vấn đề lớn.

Tuy nhiên, nếu đã quá lâu mà không thay dầu, bạn sẽ biết chính xác tầm quan trọng của việc bảo dưỡng thường xuyên.

Các công cụ và nhà cung cấp phần mềm quy trình làm việc

Nếu bạn tìm kiếm quy trình làm việc trên Google (rõ ràng là bạn đã làm như vậy), bạn sẽ thấy chính xác có bao nhiêu loại phần mềm quy trình làm việc hiện có. Khi bạn mới bắt đầu với quy trình làm việc – chính là bạn – thật khó để xác định quy trình nào cung cấp chính xác những gì bạn cần để có giá trị tốt nhất.

Vì vậy, đây là một số công cụ xây dựng quy trình làm việc yêu thích của chúng tôi:

máy bay là cách chúng ta luôn ngăn nắp. Với máy bay bạn có thể thiết lập chế độ xem được cá nhân hóa, bảng Kanban tùy chỉnh và tự động hóa mọi thứ từ tạo bản ghi đến gửi email.

tôi nhìn là công cụ hoàn hảo để phác thảo quy trình làm việc của bạn. tôi nhìn hoạt động giống như một bảng trắng cộng tác nơi toàn bộ nhóm của bạn – dù từ xa hay trực tiếp – có thể làm việc cùng nhau để xây dựng thứ bạn cần xây dựng.

chùng xuống là trung tâm nhắn tin chung cho mọi nhóm ngoài kia. Và tại sao không? chùng xuống tích hợp với khá nhiều ứng dụng bạn làm việc cùng. Bạn có thể tham gia các cuộc trò chuyện nhóm, quay video và chia sẻ tệp với mọi người trong nhóm của mình – hoặc chỉ một người. Và có cả ảnh GIF. Ai lại không thích một bức ảnh GIF đẹp?

Phố xử lý. Bạn biết điều đó sẽ đến, phải không? Quy trình làm việc của Phố Quy trình là cốt lõi cho mọi việc chúng tôi làm. Yêu cầu PTO, giới thiệu, bộ phận trợ giúp, tạo trang này… Tất cả đều được thực hiện bằng quy trình làm việc. Và – thông qua Zapier hoặc Tự động hóa bên thứ nhất của chúng tôi – tất cả các quy trình công việc đó đều có thể được kết nối với Slack, Airtable và phần còn lại của bộ phần mềm của chúng tôi.

Một quy trình làm việc trông như thế nào?

Đây là phác thảo của một quá trình:

Cụ thể, đây là phác thảo về quá trình tạo nội dung của chúng tôi. Quy trình làm việc cho quy trình này có rất nhiều bước nữa, nhiều lộ trình có điều kiện khác nhau và rất nhiều quá trình tự động hóa.

Nhưng đây là nơi nó bắt đầu. Tám bước để bắt đầu một bài tập cho đến khi xuất bản.

Nếu bạn yêu cầu ai đó trong nhóm nội dung mô tả quá trình này, tôi cá rằng nó sẽ không ngắn gọn hoặc cụ thể đến thế. Một số bước sẽ được trình bày chi tiết, một số bước sẽ bị bỏ qua và bản thân phần mô tả có thể sẽ khá phi tuyến tính.

Đó chỉ là cách bộ não của con người hoạt động. Đó là lý do tại sao việc phác thảo quy trình của bạn trước khi xây dựng quy trình làm việc lại quan trọng.

Giờ đây, mỗi bước trong số tám bước đó sẽ trở thành một phần trong quy trình làm việc. Sau đó, chúng tôi chia nhỏ từng bước thành các nhiệm vụ riêng lẻ.

Ví dụ: trong bước đầu tiên, Writer nhận được một bài tập, các tác vụ của quy trình làm việc trông giống như sau:

1. Chủ đề được chọn (Bản ghi Airtable được tạo qua Slack)
2. Đã đặt ngày đến hạn (được thêm vào lịch thông qua quy trình làm việc của Phố xử lý)
3. Đã đặt ngày xuất bản (được thêm vào lịch thông qua quy trình làm việc)
4. Trình chỉnh sửa được chỉ định (Bản ghi Airtable được cập nhật qua quy trình làm việc)
5. Nhóm thiết kế được chỉ định (Bản ghi Airtable được tạo thông qua Airtable)
6. Người viết nhận bài tập (thông báo nhận được qua Slack và Process Street)

Sáu nhiệm vụ đó được chia thành một hành động duy nhất. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình và đảm bảo rằng không có gì bị bỏ sót. Nếu không có những tính năng tự động hóa đó, sẽ rất dễ vô tình đặt ngày đến hạn nhưng không phải ngày xuất bản.

Nếu những ngày đó được nhập thủ công cho mọi người, thì mỗi thành viên trong nhóm có thể sẽ phải làm việc theo những ngày đến hạn khác nhau – điều này có thể gây ra tắc nghẽn lớn về sau.

Cách tận dụng tối đa quy trình làm việc của bạn

Hãy nhớ rằng quy trình làm việc là một công cụ. Đó là một công cụ hữu ích và linh hoạt, nhưng nó không thể làm được mọi thứ.

Khi xây dựng quy trình làm việc của mình, bạn cần hiểu rõ về quy trình bạn đang thực hiện và kết quả bạn muốn đạt được. Xác định những nhiệm vụ nào có thể được tự động hóa và những nhiệm vụ nào cần một cách tiếp cận thực tế hơn.

Điều quan trọng nhất là hãy tiếp tục làm việc với nó. Một quy trình làm việc tốt sẽ liên tục thay đổi vì quy trình của bạn – và nhu cầu của bạn – sẽ liên tục thay đổi. Nếu điều gì đó trong quy trình làm việc của bạn trở nên dư thừa hoặc không liên quan, hãy loại bỏ nó. Nếu bạn thêm một bước mới vào quy trình, hãy đảm bảo bạn cũng thêm bước đó vào quy trình làm việc của mình.

Một quy trình làm việc tốt sẽ khiến công việc trở nên dễ dàng hơn chứ không phức tạp hơn.