Một quy trình là gì? Hướng dẫn không nhàm chán dành cho người thường xuyên

Các quy trình thú vị hơn nhiều so với những gì bạn nghĩ ban đầu. Đó không phải là một trò đùa đâu - tôi thề là chúng rất thú vị. Nhưng một quá trình là gì?

Mặc dù họ được xác định BẰNG một tập hợp các nhiệm vụ công việc có liên quan với nhau được bắt đầu để đáp lại một sự kiện nhằm đạt được một kết quả cụ thể , có một chút câu chuyện cốt truyện giúp chúng ta vượt qua những liều thuốc an thần của công ty và hiểu quy trình là gì và tại sao quy trình lại quan trọng.

Đầu tiên, một vài ví dụ về quy trình:

• Dọn dẹp cửa hàng
• Tìm địa chỉ email
• Triển khai phần mềm
• Hồ sơ khách hàng
• Đưa đón một nhân viên mới
• Lên kế hoạch tổ chức đám cưới

Nhưng tại sao lại có những quá trình đó? Tại sao chúng không chỉ là những công việc phải làm? Vấn đề là khi bạn chính thức hóa một quy trình, bạn nghĩ đến quy trình làm việc với năng suất và điều đó giúp việc thực thi và tối ưu hóa dễ dàng hơn.

làm cách nào để tìm kiếm từ trong tài liệu word

Quy trình kinh doanh đầu tiên

Định nghĩa sớm nhất được biết đến về quy trình kinh doanh đến từ nhà kinh tế học người Scotland Adam Smith . Chia nhỏ ý tưởng của mình thành những yếu tố đơn giản nhất, vào năm 1776, ông mô tả một quy trình kinh doanh được thực hiện tại một nhà máy sản xuất ghim trên lý thuyết, bao gồm 18 người riêng biệt để tạo ra một chiếc ghim:

Một người rút dây, một người khác duỗi thẳng, người thứ ba cắt, người thứ tư chỉ, người thứ năm mài ở phía trên để nhận đầu: để làm đầu cần hai hoặc ba thao tác riêng biệt: đeo nó vào là một công việc cụ thể, làm trắng những chiếc ghim là một công việc khác… và công việc quan trọng của việc chế tạo một chiếc ghim, theo cách này, được chia thành khoảng mười tám công đoạn riêng biệt, mà ở một số nhà máy tất cả đều được thực hiện bởi những bàn tay riêng biệt, mặc dù ở những nhà máy khác đôi khi cùng một người sẽ thực hiện công việc đó. thực hiện hai hoặc ba trong số đó.

Tại sao chúng ta nên quan tâm đến việc cần bao nhiêu người làm ra những chiếc ghim hoặc bao nhiêu bước trong quy trình? Chà, Smith đã tìm thấy điều đó bằng cách tạo ra một quy trình và phân công các bước cho từng chuyên gia, năng suất sẽ tăng lên 24.000% .

Hoạt động của một nhà máy ghim ở Thế kỷ 18 và hình ảnh đã truyền cảm hứng cho Adam Smith viết ra định nghĩa đầu tiên về quy trình kinh doanh.

Sử dụng quy trình để làm việc nhanh hơn 5 lần

Cần phải có một quy trình để phân công lao động vì nhiệm vụ không còn chỉ nằm trong đầu một người nữa.

Kỹ sư ghim toàn ngăn xếp có thể là người viết quy trình tốt, nhưng không nên chạy nó từ đầu đến cuối một mình — công việc sẽ hiệu quả hơn 240 lần khi được phân chia giữa các chuyên gia ghim: người cắt dây ghim cả ngày ít mắc lỗi hơn thợ thủ công bậc thầy pin solo. Hãy ngừng nói về ghim.

Vào một buổi sáng mùa đông năm 1907, Henry Ford đã đưa Charles E. Sorensen đến Nhà máy Đại lộ Piquette , một tòa nhà trống ở Detroit sau này trở thành nơi sản sinh ra chiếc ô tô giá cả phải chăng được sản xuất hàng loạt đầu tiên ở Mỹ. Anh ấy nói với người đứng đầu sản xuất rằng chúng ta sẽ bắt đầu một công việc hoàn toàn mới.

Nhà máy Piquette Avenue ở Detroit, Michigan. Trang web thực hiện quy trình kinh doanh có ảnh hưởng nhất thế giới.

Ford giải thích ý tưởng của mình về một quy trình mới. Thay vì một nghệ nhân tự mình tạo ra sản phẩm, mọi người đều được dạy làm một trong 84 công việc đơn giản, lặp đi lặp lại. Với cách tiếp cận quy trình mới này, Ford đã cắt giảm thời gian sản xuất Mẫu T giảm từ 12,5 giờ xuống còn 2,5 giờ.

Đó không chỉ là một chiến thắng cho tài khoản ngân hàng của Ford mà còn là một trong những khoảnh khắc mang tính cách mạng nhất từng xảy ra, không chỉ trong lịch sử ô tô hay sản xuất mà còn trong toàn bộ lịch sử kinh doanh.

Ba loại quy trình mà mọi doanh nghiệp đều cần

Bạn có biết rằng quy trình là một tập hợp các lệnh logic được thực hiện từ đầu đến cuối , nhưng bạn có biết rằng có ba loại quy trình? Đó là:

• Quy trình quản lý
• Quy trình hoạt động
• Quy trình hỗ trợ

Quy trình quản lý

Các quy trình quản lý không tập trung vào việc thực hiện một nhiệm vụ từ đầu đến cuối mà tập trung vào việc lập kế hoạch và dự đoán tương lai hoạt động của công ty.

Một ví dụ về quy trình quản lý có thể là việc Giám đốc điều hành lên kế hoạch cách tổ chức tốt nhất thời gian và sức lực của nhóm tiếp thị cho một chiến dịch ra mắt PR. Phần quy trình sẽ là phân bổ nguồn lực, xác định khung thời gian và kiểm tra xem hệ thống đã sẵn sàng và được tối ưu hóa chưa.

Quy trình hoạt động

Quy trình hoạt động liên quan đến quy trình kinh doanh cốt lõi của bạn. Nếu bạn là công ty sản xuất áo thun, một trong những quy trình hoạt động cốt lõi của bạn là nhận đơn đặt hàng qua điện thoại. Một cách khác là nhận những chiếc áo phông đã sản xuất để vận chuyển.

chụp ảnh màn hình bằng pc

Dù cốt lõi hoạt động kinh doanh của bạn là gì thì cũng cần có các quy trình chặt chẽ để giúp doanh nghiệp của bạn có thể mở rộng và hoạt động hiệu quả.

Quy trình hỗ trợ

Bất ngờ bất ngờ - các quy trình hỗ trợ hỗ trợ quy trình quản lý và vận hành. Công ty dựa vào các quy trình này để hỗ trợ lập kế hoạch Và đang làm các bộ phận của doanh nghiệp. Đó là các quy trình như hỗ trợ kỹ thuật, tuyển dụng nhân viên hoặc tuyển dụng thực tập sinh.

Mặc dù đây không phải là những gì công ty làm để kiếm tiền, nhưng chúng tạo điều kiện thuận lợi cho dòng doanh thu chính và giúp các quy trình quản lý có thứ gì đó để quản lý và các quy trình vận hành càng suôn sẻ càng tốt.

Giải phẫu của một quá trình

Khi một quy trình được ghi lại trên giấy (hoặc hy vọng là dưới dạng kỹ thuật số), nó sẽ được thực hiện dưới dạng tài liệu quy trình vận hành tiêu chuẩn. Mặc dù chúng không phải là những thứ bạn sẽ đọc trên chuyến bay kéo dài 18 giờ, nhưng chúng làm cho các quy trình trở nên dễ hiểu, phân phối, giảng dạy và tối ưu hóa hơn nhiều.

Một SOP có thể chứa:

• Tiêu đề có tiêu đề, ngày tháng, tác giả và ID
• Danh sách hướng dẫn từng bước
• Tập thể hoặc cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện từng nhiệm vụ
• Các nguồn lực (thiết bị, tiền bạc, thời gian, nhóm hỗ trợ) mà người dùng sẽ cần
• Tham chiếu đến các SOP khác

Thông thường, các doanh nghiệp và cơ quan chính phủ sẽ tạo ra các tài liệu SOP phức tạp. Nhấp chuột đây để biết ví dụ về tài liệu giới thiệu về bộ SOP do General Electric tạo ra dành cho nhân viên làm việc với các hệ thống do UNICORN kiểm soát. Bạn sẽ nhận thấy có một bảng mã số và ký hiệu SOP cũng như giải thích về thuật ngữ.

Nhận bản trích xuất từ ​​SOP thực tế để mua xe đây . Một lần nữa, nó rất kỹ lưỡng và sử dụng cùng một phong cách mà nhiều doanh nghiệp sử dụng để đảm bảo SOP được chặt chẽ.

… Nhưng đôi khi, SOP sẽ không phức tạp đến thế.

Các công ty nhỏ hơn viết các quy trình hiệu quả để hoàn thành công việc và ít cần tác giả cũng như ID SOP hơn khi chúng được viết bằng phần mềm SOP sẽ tạo thủ công. Điều tương tự cũng xảy ra với phần tài liệu tham khảo, hiện được thực hiện với các siêu liên kết. Dưới đây là một SOP đơn giản được tạo bởi Process Street:

Các vấn đề được giải quyết bằng quy trình

Trong Tuyên ngôn Danh sách kiểm tra - một cuốn sách chúng ta không thể ngừng nói Về — Atul Gawande nói về cách anh ấy thực hiện quy trình an toàn tại bệnh viện Johns Hopkins.

Nó có vẻ đơn giản và không hay ho như những ý tưởng khác mà họ từng có, chẳng hạn như phẫu thuật bằng robot. Nhưng trên thực tế, đó là công cụ hiệu quả nhất có thể được thực hiện và nó chỉ là một tờ giấy.

Khảo sát sau khi triển khai danh sách kiểm tra, 78% nhân viên y tế tại bệnh viện cho biết họ nhận thấy danh sách kiểm tra ngăn ngừa sai sót. Và, bằng chứng cuối cùng: 93% bác sĩ phẫu thuật muốn danh sách kiểm tra được sử dụng cho họ nếu họ đang ở trong phòng mổ để tiến hành phẫu thuật.

Đây là quá trình:

Ví dụ tiếp theo này là một ví dụ tai hại hơn, hữu hình hơn.

Vào buổi sáng của ngày nóng nhất trong năm - ngày 17 tháng 7 năm 1865 - hai đoàn tàu chở chủ yếu là trẻ em đã va chạm ở thị trấn Whitemarsh, Pennsylvania, khiến khoảng 60 người thiệt mạng và hơn 100 người bị thương.

Bức tranh Vụ đắm tàu ​​lớn năm 1856 của một họa sĩ vô danh

Nguyên nhân? Wikipedia có nó liệt kê như ‘lỗi của con người’.

Các đoàn tàu đang kéo nhiều toa hơn mức chúng có thể xử lý, có nghĩa là người lái tàu phải dừng định kỳ để lấy lại áp suất động cơ cần thiết để tiếp tục. Với hành vi thất thường này, đoàn tàu đã không chạy đúng lịch trình và không thông báo điều đó đến các ga xung quanh.

Người lái xe nghĩ rằng anh ta có thể bù đắp thời gian đã mất và đi đúng lịch trình, vì vậy anh ta nổ máy, chọn một đường khác và nghĩ rằng mình sẽ thoát khỏi nguy hiểm. Aramingo , một chuyến tàu khác khởi hành từ Wissahickon cùng thời điểm.

Ở một khúc cua mù, nồi hơi của hai đoàn tàu va chạm và gây ra một vụ nổ cách đó tới 5 dặm. Ba toa gần nồi hơi nhất bị nổ tung thành từng mảnh, phần còn lại bốc cháy và trật bánh.

cách đổi màu trang trong word

Để ứng phó với thảm họa này, Đường sắt Bắc Pennsylvania điều chỉnh quy trình của họ. Họ ra phán quyết rằng không có hai chuyến tàu nào đi theo hai hướng sẽ đi chung một đường và việc liên lạc bằng điện tín với các ga gần đó là bắt buộc.

Sử dụng các quy trình trong doanh nghiệp của bạn

Ngày nay, các doanh nghiệp không (thường) đợi cho đến khi thất bại thảm hại xảy ra rồi mới nghĩ đến các quy trình. Nếu bạn không chính thức sử dụng các quy trình thì không bao giờ là quá sớm.

Hãy tạo cho mình một tài khoản Process Street miễn phí và bắt đầu tạo các quy trình, hệ thống hóa hoạt động kinh doanh của bạn và phân chia nhiệm vụ. Như chúng ta đã thấy, các quy trình có thể tăng năng suất lên 24.000%.

Lấy Hướng dẫn đầy đủ về quản lý quy trình kinh doanh

Nhóm của bạn có bị trễ thời hạn do trách nhiệm không chắc chắn?

Nhân viên mới có mất quá nhiều thời gian để làm quen và đào tạo không?

Các công ty thực hiện quy trình có tỷ lệ thành công cao hơn 280% vào các dự án của họ (95%) so với những dự án không có (25%).

Bắt đầu cắt giảm chi phí trong vòng chưa đầy một tuần bằng cách hệ thống hóa công việc của nhóm bạn, giải quyết các nút thắt và loại bỏ thời gian và công sức lãng phí.

Có gì trong cuốn sách?

• Một quy trình là gì? Hướng dẫn không nhàm chán dành cho người thường xuyên
• Cách các quy trình bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi sự cố và cháy nổ
• Tại sao việc bình thường hóa sự lệch lạc lại gây tổn hại cho công ty của bạn
• Quản lý quy trình kinh doanh là gì? Giới thiệu thực sự đơn giản
• Phân tích quy trình kinh doanh (Không có cái ngáp dài)
• Tại sao bạn nên bận tâm đến việc lập mô hình quy trình kinh doanh
• Cách chuyển sang phần mềm BPM khi bạn chỉ sử dụng giấy
• Tái cấu trúc quy trình kinh doanh: Phải làm gì nếu doanh nghiệp của bạn thất bại
• Gia công quy trình kinh doanh có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ của bạn không?