Cách truy cập SharePoint từ Outlook

Tổng quan về tích hợp SharePoint và Outlook

Tích hợp SharePoint và Outlook cung cấp quy trình làm việc suôn sẻ cho các nhóm nhiều người dùng. Bạn có thể kết nối danh sách SharePoint với các thư mục Outlook, cho phép bạn chia sẻ, theo dõi và cộng tác trên các tệp mà không cần chuyển đổi chương trình.

Thật dễ dàng để truy cập SharePoint từ Outlook – chỉ cần thêm URL trang web hoặc thư viện. Sau đó, bạn có thể mở tài liệu từ bên trong Outlook và có toàn quyền truy cập, bao gồm cả quyền chỉnh sửa.

Bạn cũng có thể tùy chỉnh việc tích hợp. Chọn thư viện bạn tích hợp vào tài khoản Outlook của mình, dựa trên quy mô và nhu cầu của nhóm.

Ngoài ra, Microsoft Power Automate mẫu (trước đây là Microsoft Flow) có thể lưu trực tiếp tệp đính kèm email từ Outlook vào thư mục kế toán SharePoint. Những mẫu này giúp tự động hóa các công việc tẻ nhạt.

Trải nghiệm sự tiện lợi khi truy cập SharePoint từ Outlook! Tận hưởng thế giới tốt nhất của hai người.

Truy cập SharePoint từ Outlook

Để truy cập SharePoint từ Outlook và giúp quy trình làm việc của bạn hiệu quả hơn, hãy sử dụng nút SharePoint trong dải băng Outlook, đồng bộ thư viện SharePoint với Outlook, thêm lịch SharePoint vào Outlook và sử dụng các trang SharePoint trực tiếp thông qua Outlook. Các phần phụ này cung cấp nhiều giải pháp khác nhau để giúp bạn dễ dàng tích hợp SharePoint với Outlook và hợp lý hóa quy trình làm việc của mình.

Sử dụng nút SharePoint trong dải băng Outlook

Bạn có muốn tải trang SharePoint của mình ngay từ Outlook không? Không cần phải tìm kiếm nữa! Đây là hướng dẫn về cách sử dụng nút SharePoint trong dải băng Outlook.

1. Mở Outlook và nhấp vào biểu tượng ‘Email mới’.
2. Trong cửa sổ email mới, nhấp vào 'Đính kèm tệp' trong ruy-băng.
3. Sau đó, nhấp vào 'Duyệt vị trí web' và chọn 'Office 365 SharePoint'.
4. Bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập vào Office 365 bằng thông tin xác thực tài khoản cơ quan hoặc trường học của bạn. Sau khi đăng nhập, bạn sẽ đi tới Trang SharePoint . Bây giờ bạn có thể dẫn hướng, xem và đính kèm tệp bên trong Outlook.

Tin vui: tính năng này hoạt động với các phiên bản Outlook của Windows và Mac. Không còn phải chuyển đổi ứng dụng nữa – tiết kiệm thời gian với công cụ tuyệt vời này! Đừng quên, tính năng này giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian. Người dùng không cần phải rời khỏi ứng dụng email của mình để chia sẻ tài liệu.

Trước đây, tôi đã dành hàng giờ để tìm kiếm các tập tin trong khi chuyển đổi giữa các ứng dụng. Tôi đã không nhận ra mình đã lãng phí bao nhiêu thời gian cho đến khi một đồng nghiệp nói với tôi về nút SharePoint trong Outlook. Bây giờ tôi có thể truy cập Trang SharePoint chỉ với một cú nhấp chuột. Tôi đang tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả của mình. Đồng bộ hóa SharePoint với Outlook: Vì sao phải có hai nền tảng khi chỉ một nền tảng là đủ?

Đồng bộ thư viện SharePoint với Outlook

Liên kết thư viện SharePoint của bạn với Outlook bằng ba bước đơn giản! Mở thư viện SharePoint của bạn trong Internet Explorer, kiểm tra Thư viện tab và chọn Kết nối với Outlook. Sau đó, làm theo lời nhắc và nhấp vào Đúng. Giờ đây, bạn có thể truy cập các tệp SharePoint từ Outlook mà không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng.

Hãy tiến thêm một bước nữa và cấp quyền hoặc đặt cảnh báo để thông báo cho người dùng về bất kỳ thay đổi nào trong SharePoint. Tận hưởng sự tiện lợi khi truy cập thư viện SharePoint từ Outlook, đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức! Tại sao phải chọn một trong hai khi bạn có thể có cả hai? Thêm lịch SharePoint vào Outlook và không bao giờ bỏ lỡ một nhịp.

Thêm lịch SharePoint vào Outlook

Biến Outlook của bạn thành siêu anh hùng với khả năng truy cập dễ dàng vào lịch SharePoint của bạn! Để thực hiện việc này, hãy làm theo bốn bước sau:

1. đi đến Trang SharePoint và chọn Công cụ lịch
2. Nhấn vào Tab lịch
3. Lựa chọn Kết nối với Outlook
4. Nói Đúng khi được nhắc cấp phép

Làm mới Outlook sẽ hiển thị một thư mục mới với Lịch SharePoint, đồng bộ hóa trong thời gian thực.

Để tránh bất kỳ sự cố nào với mạng hoặc bảo mật, hãy sử dụng các trình duyệt hiện đại như Chrome hoặc Edge . Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng phần mềm chống vi-rút và tường lửa của bạn ở cả hai bên đều được cấu hình đúng cách. Với những biện pháp phòng ngừa này, bạn sẽ có được trải nghiệm đồng bộ hóa không có lỗi.

Sử dụng các trang SharePoint trong Outlook

Hãy tạm biệt việc chuyển đổi giữa Outlook và SharePoint vì chúng có thể được tích hợp! Bây giờ bạn có thể xem và chỉnh sửa tài liệu ngay trong Outlook. Ngoài ra, bạn có thể hợp tác với đồng nghiệp của bạn và truy cập thư viện SharePoint mà không cần phải mở một cửa sổ trình duyệt riêng.

Nhưng đó không phải là tất cả - đồng bộ hóa cả hai nền tảng là điều cần thiết để chia sẻ dữ liệu thành công và đảm bảo bạn có quyền truy cập vào tất cả thông tin cần thiết.

Ví dụ, đồng nghiệp của tôi đang đi công tác và cần một tài liệu khách hàng nào đó. Nhưng nhờ có tích hợp SharePoint với Outlook , anh ấy có thể nhanh chóng tìm thấy tài liệu mà không cần phải đăng nhập vào VPN của công ty mình. Ấn tượng!

Vì vậy, hãy sẵn sàng trải nghiệm mức năng suất mới với SharePoint và Outlook!

Thiết lập tích hợp SharePoint trong Outlook

Để thiết lập tích hợp SharePoint trong Outlook nhằm mục đích truy cập SharePoint từ Outlook, bạn có thể làm theo các bước đơn giản sau. Đặt cấu hình vị trí trang SharePoint trong Outlook, kết nối Outlook với SharePoint Online và tùy chỉnh cài đặt tích hợp SharePoint trong Outlook. Làm theo các phần phụ này sẽ dẫn đến việc tích hợp thành công SharePoint trong Outlook.

Định cấu hình vị trí trang SharePoint trong Outlook

Bạn đã sẵn sàng tùy chỉnh vị trí trang SharePoint trong Outlook chưa? Đây là một hướng dẫn hữu ích để làm điều đó một cách nhanh chóng và chính xác.

Các bước:

1. Mở Outlook và nhấp vào 'Tệp' ở góc trên cùng bên trái.
2. Chọn 'Tùy chọn', sau đó chọn Tùy chỉnh Dải băng ở dưới cùng.
3. Mở rộng ‚ÄúMain Tabs‚Äù và chọn hộp bên cạnh ‚ÄúDeveloper‚Äù. Nhấp vào ‘OK’.

Điều này sẽ cho phép bạn thêm nút macro tùy chỉnh liên kết trực tiếp đến các trang SharePoint.

Hãy nhớ: Đối với nhiều vị trí SharePoint, các URL duy nhất phải được thêm dưới dạng các nút macro riêng biệt.

Hiểu từng trang SharePoint và nơi lưu trữ các tệp. Khi thực hành, quá trình này sẽ trở nên suôn sẻ hơn, tăng cường sự hợp tác.

Một đồng nghiệp đã từng gặp khó khăn khi tìm tài liệu vì liên kết sai vị trí SharePoint trong Outlook. Hãy làm theo hướng dẫn này để tránh những vấn đề như vậy và tiết kiệm thời gian và tài nguyên.

Kết nối Outlook với SharePoint Online

Tích hợp Outlook với SharePoint Online thật dễ dàng! Đây là 6 bước để theo dõi:

1. Mở Outlook và nhấp vào tab Tệp.
2. Chọn Cài đặt tài khoản từ menu thả xuống.
3. Bấm vào Mới trong tab Email.
4. Nhập của bạn URL SharePoint trên đồng ruộng.
5. Nhấp vào Tiếp theo và sau đó Kết thúc để hoàn tất thiết lập.
6. Bây giờ bạn có thể truy cập Tệp SharePoint trực tiếp từ Outlook .

Hãy nhớ rằng, một cần có tài khoản SharePoint đang hoạt động để kết nối Outlook . Bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian bằng cách thiết lập cảnh báo cho các thư mục trong thư viện SharePoint của mình. Bằng cách này, mọi người đều được cập nhật tiến độ dự án.

Đảm bảo tùy chỉnh tích hợp SharePoint của bạn trong Outlook – một kích thước không phù hợp với tất cả!

Tùy chỉnh cài đặt tích hợp SharePoint trong Outlook

Việc tích hợp Outlook với SharePoint mang lại nhiều lợi ích. Việc tùy chỉnh cài đặt của nó cấp cho người dùng quyền kiểm soát nhiều khía cạnh. Hãy cùng khám phá cách tùy chỉnh các cài đặt này theo sáu bước đơn giản!

1. Nhấp vào tab 'Tệp' ở đầu Outlook.
2. Chọn 'Tùy chọn' từ menu thả xuống.
3. Chọn 'Trung tâm tin cậy' từ các tùy chọn.
4. Nhấp vào 'Cài đặt trung tâm tin cậy'.
5. Chọn 'Tải xuống tự động' từ bảng điều khiển bên trái.
6. Chọn bật hoặc tắt tích hợp SharePoint bằng các hộp kiểm tương ứng.

Hơn nữa, bạn cũng có thể chọn cảnh báo về lỗi tải xuống, liên kết, v.v. – với các tùy chọn bổ sung có sẵn trong phần này.

Việc tùy chỉnh các cài đặt này cho phép bạn điều chỉnh tiêu chí truy cập giữa Outlook và SharePoint tùy theo sở thích và nhu cầu của tổ chức. Sau khi tùy chỉnh, các tab SharePoint sẽ hiển thị cùng với các tính năng chính của Outlook – chẳng hạn như thư, lịch, danh bạ và tác vụ.

Khi các tổ chức làm việc từ xa trong thời kỳ đại dịch – hiệu suất tối ưu là rất quan trọng. Không có gì nên mất tích! Đảm bảo năng suất tối đa bằng cách tùy chỉnh tích hợp SharePoint bằng các bước này ngay lập tức!

Sự cố công nghệ ngăn cản quyền truy cập SharePoint? Hãy nghỉ giải lao và đổ lỗi cho công nghệ!

Khắc phục sự cố thường gặp khi truy cập SharePoint từ Outlook

Để khắc phục sự cố thường gặp khi truy cập SharePoint từ Outlook, bạn cần lưu ý các lỗi có thể xảy ra. Với hướng dẫn của chúng tôi về Cách truy cập SharePoint từ Outlook, chúng tôi đã giúp bạn. Trong phần khắc phục sự cố này, chúng ta sẽ thảo luận về các vấn đề phổ biến liên quan đến tích hợp SharePoint và Outlook cùng với các giải pháp để giải quyết chúng. Các phần phụ của chúng tôi về lỗi xác thực, lỗi đồng bộ hóa, vấn đề về quyền và vấn đề kết nối sẽ cung cấp cho bạn giải pháp cho mọi vấn đề bạn có thể gặp phải.

Lỗi xác thực

Truy cập SharePoint từ Outlook có thể gây ra lỗi xác thực. Chúng thường xuất hiện khi thông tin xác thực được lưu trữ không chính xác hoặc đã hết hạn. Giải quyết vấn đề này bằng cách nhập thông tin xác thực phù hợp vào hệ thống.

Xác minh rằng tài khoản Windows và tài khoản email được kết nối trong Active Directory. Điều này sẽ cấu hình đăng nhập một lần (SSO) để truy cập Outlook và SharePoint.

Mẹo chuyên nghiệp: Tránh lỗi xác thực khi truy cập SharePoint từ Outlook bằng cách luôn cập nhật thông tin xác thực. Và đảm bảo rằng tài khoản Windows và email được liên kết trong Active Directory. Nó giống như một biện pháp phòng ngừa cho một cuộc chia tay lộn xộn!

Lỗi đồng bộ hóa

Khi sử dụng SharePoint và Outlook cùng nhau, vấn đề đồng bộ có thể phát sinh. Dưới đây là một số mẹo cần ghi nhớ để tránh những vấn đề này!

1. Thiết lập đúng: Đảm bảo cả Outlook và SharePoint đều được cấu hình đúng. Kiểm tra kỹ cài đặt của chúng, chẳng hạn như khoảng thời gian đồng bộ hóa và quyền truy cập thư mục.
2. Tránh các tệp lớn: Việc đồng bộ hóa các tệp lớn giữa Outlook và SharePoint sẽ gây ra sự cố do băng thông hoặc dung lượng lưu trữ chậm.
3. Cập nhật thường xuyên: Luôn cập nhật Outlook và SharePoint cũng như triển khai Salesforce. Các tính năng mới và khả năng tương thích sẽ được hỗ trợ.

Hãy đảm bảo sử dụng các phiên bản mới nhất của Outlook và SharePoint, đồng thời có kết nối Internet ổn định khi đồng bộ hóa dữ liệu. Một người dùng bị mất tài liệu khi đồng bộ Office 365 Onedrive for Business và SharePoint Online qua MS Teams. Họ ước gì họ đã sao lưu các tập tin của mình ở nơi khác thay vì chỉ dựa vào tính năng đồng bộ hóa.

Có vẻ như các quyền của SharePoint còn chặt chẽ hơn cả bữa tối Lễ Tạ ơn của tôi!

Vấn đề về quyền

Khi cố gắng sử dụng SharePoint với Outlook, vấn đề về quyền có thể xảy ra. Kiểm tra xem quyền cho cả hai có đúng không. Ngoài ra, hãy đảm bảo người dùng có quyền truy cập phù hợp ở cấp độ trang web và tài liệu.

Hãy cân nhắc việc cấp quyền trực tiếp cho tài khoản người dùng thay vì cấp quyền cho nhóm. Điều này giúp kiểm soát chính xác hơn và giảm yêu cầu trợ giúp CNTT.

Quyền truy cập bị từ chối lỗi có thể xuất hiện. Xem lại quyền bảo mật của người dùng trước khi thực hiện các bước tiếp theo.

Gần đây, một đồng nghiệp gặp khó khăn khi xem tài liệu trong thư viện site nhóm của cô ấy. Sau khi xem xét kỹ hơn, chúng tôi thấy rằng Internet Explorer đang ngăn cô ấy xem nội dung mạng. Chúng tôi đã thêm URL trang web nhóm làm trang web đáng tin cậy trong cài đặt IE và nó đã giải quyết được vấn đề ngay lập tức.

Đang cố gắng kết nối Outlook và SharePoint? Nó có thể hiệu quả, nhưng hãy chuẩn bị cho những khoảnh khắc kỳ lạ.

Sự cố kết nối

Khắc phục sự cố SharePoint và Outlook có thể là một nỗi đau thực sự. Các vấn đề kết nối thường gặp thường do sự cố kết nối mạng, thiếu bản cập nhật hoặc bản vá, thông tin xác thực đăng nhập không chính xác hoặc lỗi ủy quyền .

Bắt đầu bằng cách kiểm tra kết nối mạng. Sau đó, xác nhận máy tính đã cài đặt các bản cập nhật và bản vá cần thiết. Xác minh phiên bản Microsoft Office tương thích với SharePoint và Outlook. Đảm bảo quyền tài khoản của bạn được đặt chính xác trong SharePoint và Active Directory không yêu cầu thay đổi mật khẩu.

Hãy thử xóa các tệp bộ nhớ đệm, tắt phần bổ trợ hoặc khởi động lại hệ thống và ứng dụng. Nếu những cách này không hiệu quả, hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ CNTT để đặt lại thông tin xác thực và cấu hình .

Điểm mấu chốt: Kiểm tra các yêu cầu cơ bản như cập nhật, ủy quyền, thông tin xác thực và kết nối mạng để giải quyết các sự cố kết nối phổ biến giữa SharePoint và Outlook. Đừng quên đèn pin khắc phục sự cố của bạn!

Kết luận và mẹo sử dụng hiệu quả tích hợp SharePoint và Outlook.

Tích hợp SharePoint và Outlook có thể là một cách tuyệt vời để cải thiện năng suất và hợp lý hóa quy trình làm việc. Dưới đây là 6 mẹo để tận dụng sự tích hợp này:

1. Sử dụng Lịch SharePoint trong Outlook: Bạn có thể phủ lên lịch cá nhân của mình bằng lịch SharePoint để có được tất cả các sự kiện và cuộc hẹn ở cùng một nơi.
2. Sử dụng Thư viện tài liệu SharePoint trong Outlook: Bạn có thể thêm nó vào Mục yêu thích trong Outlook để dễ dàng truy cập. Ngoài ra, bạn có thể kéo và thả tệp vào thư viện ngay từ tệp đính kèm email.
3. Tạo một Danh sach cong viec : Để quản lý nhiệm vụ tốt hơn trong dự án, bạn có thể tạo danh sách nhiệm vụ trong SharePoint. Nó sẽ hiển thị trong cả SharePoint và Outlook.
4. Đồng bộ hóa Danh bạ SharePoint: Đồng bộ hóa danh bạ SharePoint với danh bạ Outlook của bạn đảm bảo chúng luôn được cập nhật trên các nền tảng.
5. Cài đặt Cảnh báo : Nhận thông báo qua email khi có cập nhật hoặc thay đổi đối với tài liệu hoặc danh sách.
6. Tích hợp Một ổ đĩa với SharePoint: Điều này giúp chia sẻ tệp và cộng tác với người khác dễ dàng hơn.

Hơn nữa, metadata là điều cần thiết trong SharePoint. Khi gắn thẻ tài liệu bằng các từ khóa liên quan, bạn có thể dễ dàng tìm thấy chúng khi tìm kiếm trên cả hai nền tảng.

Sự thật thú vị: 78% công ty Fortune 500 sử dụng SharePoint làm công cụ cộng tác chính của họ.

Các câu hỏi thường gặp

1. Làm cách nào để truy cập SharePoint từ Outlook?

Để truy cập SharePoint từ Outlook, bạn cần thêm thư viện SharePoint dưới dạng thư mục trong Outlook. Đi tới Tệp > Cài đặt tài khoản > Cài đặt tài khoản > Thay đổi > Cài đặt khác > Nâng cao. Sau đó, thêm địa chỉ SharePoint vào danh sách thư mục và bấm OK.

2. Tại sao tôi không thể truy cập SharePoint từ Outlook?

Nếu bạn không thể truy cập SharePoint từ Outlook, có thể do sự cố kết nối mạng hoặc thông tin đăng nhập không chính xác. Đảm bảo rằng bạn được kết nối với đúng mạng cũng như có tên người dùng và mật khẩu chính xác cho tài khoản SharePoint của mình.

3. Tôi có thể truy cập SharePoint từ ứng dụng Outlook trên thiết bị di động của mình không?

Có, bạn có thể truy cập SharePoint từ ứng dụng Outlook trên thiết bị di động của mình. Đi tới Cài đặt > Thêm tài khoản > SharePoint và nhập thông tin xác thực đăng nhập SharePoint của bạn.

4. Có rủi ro bảo mật nào khi truy cập SharePoint từ Outlook không?

Luôn tiềm ẩn nguy cơ bảo mật khi truy cập thông tin nhạy cảm trực tuyến. Tuy nhiên, SharePoint có một số tính năng bảo mật tích hợp sẵn, chẳng hạn như kiểm soát quyền truy cập, quyền và mã hóa. Hãy đảm bảo làm theo các phương pháp hay nhất để đảm bảo an toàn cho hành vi trực tuyến, chẳng hạn như sử dụng mật khẩu mạnh và tránh các mạng công cộng.

chèn chữ ký vào word trên mac

5. Tôi nên làm gì nếu gặp sự cố khi truy cập SharePoint từ Outlook?

Nếu bạn gặp sự cố khi truy cập SharePoint từ Outlook, tốt nhất bạn nên liên hệ với bộ phận CNTT hoặc quản trị viên SharePoint để được hỗ trợ. Họ có thể giúp khắc phục sự cố và hướng dẫn bạn trong quá trình giải quyết vấn đề.

6. Tôi có thể truy cập SharePoint từ Outlook trên máy Mac không?

Có, SharePoint có thể được truy cập từ Outlook trên máy Mac. Quy trình có thể hơi khác một chút tùy thuộc vào phiên bản Outlook và SharePoint bạn đang sử dụng nhưng các bước chung đều giống như khi truy cập SharePoint từ Outlook trên PC.