Cách di chuyển tệp trong SharePoint

Tổng quan về quản lý tệp SharePoint

Sẵn sàng quản lý tệp trong SharePoint? Không có gì!

Để di chuyển một: nhấp vào nút …, chọn 'di chuyển đến', chọn thư viện/thư mục/trang web đích và xác nhận.

Visio thêm điểm kết nối

Để di chuyển nhiều? Chọn tất cả, sau đó làm theo quy trình tương tự.

Để được trợ giúp tìm tập tin? Sử dụng thanh tìm kiếm SharePoint!

Giữ nội dung của bạn được ngăn nắp bằng cách thường xuyên xóa các tệp không mong muốn hoặc lỗi thời. Mẹo chuyên nghiệp: Sử dụng siêu dữ liệu và gắn thẻ để tìm kiếm dễ dàng hơn trong tương lai.

Chúng ta hãy di chuyển!

Di chuyển tệp trong thư viện SharePoint

Di chuyển tệp trong thư viện SharePoint

Để di chuyển tệp trong thư viện SharePoint, hãy làm theo các bước đơn giản sau:

1. Chọn tập tin bạn muốn di chuyển : Chọn các tập tin bạn muốn di chuyển bằng cách chọn chúng bằng con trỏ chuột.
2. Bấm vào Di chuyển : Khi bạn đã chọn các tệp, hãy chuyển đến thanh lệnh và nhấp vào nút Di chuyển.
3. Chọn điểm đến của bạn : Một cửa sổ bật lên sẽ mở ra. Chọn thư mục đích nơi bạn muốn di chuyển tệp của mình và nhấp vào nút Di chuyển.

Ngoài ra, bạn có thể muốn xem xét việc tạo cấu trúc thư mục dựa trên nhu cầu của dự án hoặc bộ phận của mình. Điều này cho phép tổ chức tốt hơn và quản lý tập tin dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể đặt quyền để kiểm soát quyền truy cập vào tệp của mình, chỉ cho phép những người được ủy quyền truy cập và sửa đổi chúng. Bằng cách làm theo những đề xuất này, bạn có thể cải thiện trải nghiệm SharePoint của mình và giữ cho các tệp của bạn được ngăn nắp và bảo mật.

Việc chọn tệp để di chuyển trong SharePoint cũng giống như việc cố gắng chọn đứa trẻ nào để cứu khỏi một tòa nhà đang cháy, ngoại trừ việc ít gắn bó cảm xúc hơn.

Cách chọn file để di chuyển

Việc chọn tệp để di chuyển trong thư viện SharePoint có thể dễ dàng. Để thực hiện việc này, hãy mở thư viện tài liệu và chọn tệp bạn muốn di chuyển. Đây là một hướng dẫn 3 bước :

1. Đánh dấu vào hộp kiểm bên cạnh mỗi tập tin.
2. ĐẾN chọn nhiều mục , giữ phím Ctrl và nhấp vào từng tệp.
3. Đánh dấu vào hộp kiểm phía trước nhãn Tên để chọn tất cả các mục cùng một lúc.

Hãy nhớ rằng, việc chọn quá nhiều mục có thể ảnh hưởng đến hiệu suất hệ thống. Vì vậy, chỉ chọn những gì cần thiết. Khi di chuyển hoặc chuyển tệp trong SharePoint, đừng xóa chúng khỏi vị trí ban đầu cho đến khi bạn chắc chắn rằng chúng đã di chuyển thành công. Đảm bảo quyền cũng được duy trì.

Tóm lại, việc hiểu rõ các phương pháp hay nhất để di chuyển tài liệu trong SharePoint sẽ tiết kiệm thời gian và đảm bảo tất cả dữ liệu được truyền đi mà không gặp trở ngại nào.

Thật tuyệt vời rằng Microsoft không mong đợi Điểm chia sẻ để có được thành công như ngày nay khi ra mắt lần đầu tiên vào năm 2001. Đáng lẽ nó là một công cụ quản lý tài liệu đơn giản nhưng các doanh nghiệp đã nhìn thấy tiềm năng của nó và sử dụng nó làm trung tâm cộng tác. Bạn không cần trợ lý cá nhân để di chuyển tệp trong SharePoint - chỉ cần kéo và thả!

Cách di chuyển file bằng phương pháp kéo và thả

Chuyển tài liệu nhanh chóng bằng phương pháp kéo và thả! Dưới đây là hướng dẫn 6 bước:

1. Mở trang SharePoint của bạn. Đi đến thư viện tài liệu.
2. Bấm vào tập tin bạn muốn di chuyển.
3. Giữ nút chuột và kéo nó.
4. Dấu cộng màu xanh lá cây cho biết bạn đang di chuyển tệp.
5. Nhả nút chuột để thả nó vào vị trí mới.
6. Tệp của bạn hiện đã ở vị trí mới!

Bạn cũng có thể di chuyển nhiều tập tin cùng một lúc. Chỉ cần chọn chúng trước khi kéo chúng qua.

Nếu bạn không thể tìm thấy thư mục hoặc thư viện, hãy sử dụng chức năng tìm kiếm của SharePoint – nó giúp định vị các thư mục cụ thể một cách nhanh chóng.

Sắp xếp tài liệu của bạn với quy ước đặt tên rõ ràng. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng xác định và nhóm các tệp tương tự.

Cách di chuyển tập tin bằng lệnh di chuyển đến

1. Chọn tập tin hoặc thư mục bạn muốn di chuyển.
2. Nhấn vào Chuyển tới ở đầu thư viện của bạn.
3. Trong cửa sổ bật lên, chọn nơi để di chuyển nó.
4. Nhấp chuột Di chuyển .
5. Đi tới thư viện đích và đảm bảo nó ở đó.

Nó đơn giản mà! Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng sắp xếp và truy cập tài liệu của mình.

Hãy lưu ý: Khi bạn di chuyển một tệp hoặc thư mục, tất cả siêu dữ liệu liên quan cũng sẽ xuất hiện. Điều đó có nghĩa là mọi thông tin liên quan vẫn được lưu giữ trong tài liệu của bạn.

Điều đáng chú ý: Microsoft SharePoint có hơn 190 triệu người dùng vào năm 2021, khiến nó trở thành một trong những hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp phổ biến nhất hiện có. Giá như cuộc sống thực dễ dàng như lệnh Move To của SharePoint!

Cách di chuyển file bằng lệnh copy to

Các Sao chép vào lệnh là cách để chuyển tệp nhanh chóng và dễ dàng trong thư viện SharePoint! Đây là cách nó hoạt động trong 4 bước đơn giản :

1. Chọn tập tin hoặc thư mục bạn muốn di chuyển.
2. Nhấn vào Sao chép vào nút trên thanh công cụ.
3. Chọn thư viện hoặc thư mục đích.
4. Nhấp chuột ĐƯỢC RỒI và bam! Xem tập tin hoặc thư mục của bạn dịch chuyển đến vị trí mới.

Lưu ý: Sao chép vào sẽ tạo một bản sao của tệp hoặc thư mục của bạn thay vì chuyển toàn bộ tệp hoặc thư mục đó. Điều này có nghĩa là không bị mất dữ liệu trong quá trình chuyển giao .

Mẹo chuyên nghiệp : Nếu bạn muốn một cách tiếp cận khác, hãy thử Chuyển tới yêu cầu. Nó cũng sẽ làm được việc!

Di chuyển tệp giữa các thư viện SharePoint

Di chuyển tài liệu qua các thư viện SharePoint khác nhau

Di chuyển tệp giữa các thư viện SharePoint là một nhiệm vụ phổ biến đối với quản trị viên SharePoint. Điều cần thiết là phải báo cáo rằng người dùng SharePoint có thể di chuyển tài liệu giữa các thư viện chỉ bằng một vài bước đơn giản.

1. Chọn tài liệu hoặc các tài liệu bạn muốn di chuyển.
2. Đi đến ‘Tab tệp’ . Từ đó, chọn nút ‘Di chuyển tới’ trong nhóm lệnh.
3. Chọn thư viện đích từ danh sách thả xuống của các thư viện có sẵn.

Một chi tiết duy nhất cần nhớ là SharePoint không loại bỏ tài liệu gốc khỏi thư viện nguồn. Nó chỉ sao chép tập tin vào thư viện đích. Đây là một lợi thế nếu bạn muốn lưu giữ lịch sử của tài liệu.

Với giọng điệu tương tự, cần lưu ý rằng khi SharePoint lần đầu tiên xuất hiện trên thị trường, nó được ca ngợi là một sản phẩm mang tính cách mạng sẽ thay đổi cách chúng ta lưu trữ và chia sẻ tài liệu. SharePoint kể từ đó đã trở thành một thành phần quan trọng của nhiều tổ chức trên toàn thế giới, hỗ trợ các sáng kiến ​​cộng tác, quản lý tài liệu và tổ chức.

Việc chọn đúng thư viện là điều quan trọng vì việc di chuyển các tệp vào thư mục công thức nấu ăn của mẹ bạn sẽ là công thức dẫn đến thảm họa.

Cách chọn thư viện nguồn và đích

Việc chọn thư viện nguồn và đích trong SharePoint có thể khó khăn. Tuy nhiên, với các bước phù hợp, nó có thể được thực hiện nhanh chóng! Đây là 5 bước đơn giản để chọn thư viện nguồn và đích của bạn:

1. Đăng nhập vào SharePoint và định vị thư viện tài liệu có tệp cần di chuyển.
2. Chọn các hộp bên cạnh các tập tin bạn muốn chuyển.
3. Tìm Chuyển tới nút và nhấp vào nó.
4. Một cửa sổ sẽ xuất hiện – duyệt qua thư viện tài liệu của trang web cho đến khi bạn tìm thấy vị trí mong muốn của mình.
5. Sau đó, đánh Chuyển đến đây , và bạn đã hoàn tất!

Nếu bạn đang chuyển một lượng lớn tệp cùng một lúc, việc này có thể làm chậm hệ thống của bạn hoặc gây ra lỗi. Thay vào đó hãy thử các đợt nhỏ hơn.

Cũng giống như việc chọn trang phục cho một sự kiện, việc chọn thư viện SharePoint để truyền tệp cần được cân nhắc cẩn thận. Một trong những đồng nghiệp của tôi đã từng chuyển nhầm các hợp đồng quan trọng đến nhầm thư viện, dẫn đến mất thời gian và năng suất. Hãy nhớ làm theo hướng dẫn của chúng tôi để tránh những rủi ro như vậy nhé! Cuối cùng, một cách để di chuyển tập tin mà không tốn nhiều công sức – tất nhiên trừ khi bạn di chuyển máy tính của mình.

Cách di chuyển tập tin bằng lệnh di chuyển đến

Di chuyển tệp trong thư viện SharePoint có thể đơn giản bằng lệnh di chuyển. Đây là cách thực hiện:

1. Chọn (các) tệp.
2. Nhấn vào Chuyển tới cái nút.
3. Chọn thư viện đích.
4. Chọn bất kỳ thư mục con nào trong thư viện.
5. Đánh Di chuyển và chờ xác nhận.

Đừng quên điều đó liên kết và quyền sẽ không tự động chuyển tới địa điểm mới. Nếu bạn di chuyển nhiều tệp, có thể mất chút thời gian. Vì vậy, hãy đảm bảo bạn có mức độ cho phép của người dùng đầy đủ và kết nối mạng . Ví dụ: một công ty đã di chuyển một số tệp cần thiết nhưng lại bỏ qua việc cập nhật liên kết và quyền. Điều này gây ra sự nhầm lẫn trong nhóm của họ cho đến khi họ yêu cầu bộ phận CNTT trợ giúp.

Bằng cách làm theo các bước này, bất kỳ ai cũng có thể di chuyển tệp giữa các thư viện SharePoint một cách dễ dàng và nhanh chóng mà không gặp sự cố hoặc chậm trễ.

Sao chép vào lệnh: Vì khi kéo và thả thì quá bình thường!

Cách di chuyển file bằng lệnh copy to

Sao chép vào là một cách dễ dàng để di chuyển tệp giữa các thư viện SharePoint. Đây là cách thực hiện:

1. Chọn các tập tin bạn muốn di chuyển bằng cách đánh dấu vào ô bên cạnh tên của chúng.
2. Nhấn vào Sao chép vào nút ở đầu trang.
3. bên trong Sao chép hộp thoại, chọn Chọn điểm đến .
4. Duyệt và chọn thư viện đích.
5. Nhấp chuột Sao chép kêt thuc.

Hãy nhớ rằng, nếu bạn chọn hộp ‘Di chuyển nội dung nếu có’ , thì tệp sẽ bị xóa khỏi vị trí ban đầu. Siêu dữ liệu, phiên bản và quyền liên quan cũng sẽ được chuyển giao.

Mẹo chuyên nghiệp: Trước tiên, hãy sao lưu các tệp quan trọng hoặc kiểm tra nó bằng các tài liệu không quan trọng. Đảm bảo người dùng có quyền truy cập vào cả hai thư viện để họ có thể xem và chỉnh sửa nội dung mà không gặp khó khăn.

Tại sao không tận hưởng cảm giác thú vị khi di chuyển tệp giữa các trang SharePoint thay vì trải qua một kỳ nghỉ căng thẳng?

Di chuyển tệp giữa các trang SharePoint khác nhau

Đoạn 1:

Việc di chuyển tệp giữa các trang SharePoint có thể được thực hiện liền mạch bằng cách làm theo các bước đơn giản. Với các bước này, bạn có thể chuyển tệp giữa các trang trong vòng vài phút.

Đoạn văn bản 2:

1. Trước tiên, hãy xác định vị trí tệp mục tiêu bạn muốn di chuyển bằng cách điều hướng đến trang SharePoint hiện có tệp đó.
2. Sau khi xác định được vị trí, hãy chọn tệp và nhấn nút 'ÄúSao chép'Äù nút từ thanh trên cùng.
3. Điều hướng đến trang SharePoint đích và nhấn vào ‚ÄúDán‚Äù nút từ thanh trên cùng để di chuyển tập tin.

Đoạn 3:

Trong quá trình truyền tệp giữa các trang SharePoint, Điều quan trọng cần lưu ý là tất cả các quyền của người dùng, siêu dữ liệu và lịch sử phiên bản được liên kết với tệp đều được giữ lại, giúp quá trình diễn ra liền mạch và thuận tiện cho tất cả người dùng.

Đoạn 4:

khôi phục triển vọng về mặc định

Mẹo chuyên nghiệp: Trong khi di chuyển tệp trong SharePoint, bạn nên duy trì cấu trúc tệp cho phép điều hướng dễ dàng giữa các trang. Điều này làm cho quá trình định vị tập tin dễ dàng hơn và tiết kiệm thời gian.

Việc chọn các trang nguồn và đích hoàn hảo trong SharePoint cũng giống như việc nhặt một cây kim từ đống cỏ khô nhưng có bịt mắt.

Cách chọn trang nguồn và trang đích

Chọn trang nguồn và đích trong SharePoint là một bước quan trọng khi truyền tệp giữa chúng. Hãy xem cách thực hiện!

1. Xác định trang nguồn – Mở trang SharePoint, nhấp vào biểu tượng bánh răng và chọn Thông tin trang. Ghi lại URL của trang web.
2. Chọn trang đích – Mở một trang SharePoint khác và thực hiện Bước 1 để lưu URL của trang đó.
3. Kiểm tra quyền của bạn – Đảm bảo bạn có quyền truy cập vào cả hai trang web trước khi bắt đầu.
4. Truy cập tệp – Xác định vị trí tệp bạn muốn di chuyển bằng cách khám phá thư viện tài liệu của từng trang hoặc sử dụng tìm kiếm.
5. Di chuyển tệp – Sau khi chọn các tệp cần thiết, hãy bấm vào tùy chọn Di chuyển đến trong tab Tệp, sau đó chọn đích đích từ Bộ chọn trang SharePoint.

Hãy nhớ rằng các liên kết tệp và siêu dữ liệu có thể bị mất khi di chuyển tệp giữa các trang trong Sharepoint. Vì vậy, điều khôn ngoan là cập nhật tất cả các yếu tố liên quan một lần nữa để dễ dàng điều hướng và sử dụng tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau.

Nói lời tạm biệt với việc chuyển tập tin tẻ nhạt – việc chuyển sang lệnh giúp việc chuyển đổi các trang web trong SharePoint trở nên dễ dàng!

Cách di chuyển tập tin bằng lệnh di chuyển đến

Lệnh Di chuyển đến giúp việc truyền tệp giữa các trang SharePoint trở nên đơn giản. Thực hiện theo các bước sau:

1. Dẫn hướng đến thư viện tài liệu hoặc trang chứa tệp bạn muốn di chuyển.
2. Chọn tập tin.
3. Vỗ nhẹ 'Chuyển tới' trong dải băng ở đầu màn hình và chọn trang đích.
4. Tệp của bạn bây giờ sẽ ở nhà mới.

Lưu ý: chỉ tài liệu và các tệp khác được lưu trữ trực tiếp trong thư viện tài liệu SharePoint mới có thể di chuyển bằng phương pháp này. Không thể di chuyển tệp đính kèm.

Nếu có bất kỳ vấn đề nào hoặc bạn cần trợ giúp, hãy liên hệ với người quản trị SharePoint của bạn.

Khi chuyển tệp giữa các trang SharePoint, hãy nhớ:

• Thiết lập quyền phù hợp cho cả site nguồn và site đích.
• Kiểm tra xem có phải tuân theo bất kỳ quy trình công việc hoặc quy trình kinh doanh nào trước khi di chuyển hay không.
• Trước tiên hãy kiểm tra các tệp không quan trọng – điều này tránh việc vô tình xóa.

Sử dụng lệnh di chuyển đến có hiệu quả trong việc chuyển đổi tệp giữa các trang SharePoint. Với các bước này và các phương pháp hay nhất, bạn có thể làm cho quá trình diễn ra suôn sẻ và không căng thẳng. Di chuyển tệp giữa các trang SharePoint chưa bao giờ đơn giản hơn thế – hãy thử lệnh Di chuyển đến ngay hôm nay!

Cách di chuyển file bằng lệnh copy to

Các Sao chép vào lệnh này lý tưởng để truyền tệp giữa các trang SharePoint. Đây là cách thực hiện:

1. Chọn các tệp bạn muốn di chuyển từ thư viện tài liệu.
2. Nhấn vào Sao chép vào lệnh trên ribbon.
3. Chọn vị trí hoặc trang web bạn muốn di chuyển tệp của mình tới rồi nhấp vào Sao chép.
4. Một thông báo xác nhận sẽ xuất hiện khi các tập tin đã được di chuyển thành công.

Lưu ý: thông báo cảnh báo có thể xuất hiện nếu bạn đang chuyển tệp giữa các miền SharePoint. Hãy đảm bảo rằng trang đích cũng có các đặc quyền phù hợp, nếu không bạn có thể gặp phải các vấn đề liên quan đến quyền.

Gần đây, một thành viên trong nhóm của tôi đã chuyển tất cả tài liệu dự án của họ vào nhầm thư mục. Tôi đã đề nghị Sao chép vào lệnh mà chúng tôi đã sử dụng để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và chính xác. Nếu bạn cần chuyển tài liệu qua các thư mục hoặc trang web, lệnh này sẽ giúp ích rất nhiều!

Mẹo để di chuyển tệp thành công trong SharePoint

Mẹo để đảm bảo truyền tệp thành công trong SharePoint

SharePoint là một công cụ mạnh mẽ cho phép người dùng lưu trữ, sắp xếp và chia sẻ dữ liệu có giá trị. Nếu bạn dự định di chuyển tệp của mình sang nền tảng SharePoint thì bạn phải đảm bảo rằng quá trình di chuyển tệp diễn ra suôn sẻ và thành công. Dưới đây là ba mẹo để đảm bảo di chuyển tệp thành công và không có lỗi trong SharePoint:

1. Lập kế hoạch và chuẩn bị: Trước khi bắt đầu quá trình di chuyển, điều cần thiết là phải lập kế hoạch và chuẩn bị . Phân tích dữ liệu của bạn và lập danh sách các tệp sẽ được di chuyển. Đảm bảo rằng bạn có các quyền cần thiết để di chuyển tệp. Hơn nữa, hãy tạo bản sao lưu dữ liệu hiện có để đảm bảo rằng trong trường hợp có bất kỳ lỗi không mong muốn nào; bạn vẫn có quyền truy cập vào dữ liệu gốc.
2. Chọn công cụ phù hợp: SharePoint cung cấp một số công cụ để truyền tệp. Chọn một công cụ đáp ứng yêu cầu của bạn và cung cấp các tính năng cần thiết . Hãy nhớ rằng một số công cụ có thể không tương thích với một số loại tệp hoặc có thể có những hạn chế về số lượng tệp được truyền. Vì vậy, điều cần thiết là chọn đúng công cụ.
3. Di chuyển thử nghiệm: Việc kiểm tra quá trình di chuyển trước khi thực hiện di chuyển toàn diện là rất quan trọng. Bạn có thể kiểm tra quy trình bằng cách di chuyển một vài tệp và kiểm tra cấu trúc cũng như nội dung của chúng trong SharePoint. Kiểm tra cho phép bạn xác định các lỗi hoặc sự cố tiềm ẩn cần được giải quyết trước khi di chuyển toàn diện .

Điều quan trọng là đảm bảo rằng dữ liệu vẫn nguyên vẹn trong suốt quá trình di chuyển. SharePoint cung cấp nhiều tính năng khác nhau như lập phiên bản, loại nội dung và siêu dữ liệu để bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu. Bằng cách chọn các tính năng này, bạn có thể đảm bảo rằng dữ liệu vẫn được bảo mật và có tổ chức.

Lập kế hoạch và chuẩn bị một chút có thể giảm đáng kể nguy cơ xảy ra lỗi và thời gian ngừng hoạt động khi di chuyển tệp sang SharePoint. Hãy ghi nhớ những mẹo này và thực hiện các biện pháp phòng ngừa có thể giúp bạn di chuyển thành công mà không ảnh hưởng đến dữ liệu quý giá của mình.

Bạn có biết rằng quá trình di chuyển đòi hỏi phải lập kế hoạch và thực hiện cẩn thận không? Nhiều người dùng đã gặp phải lỗi di chuyển do lỗi trong giai đoạn lập kế hoạch. Một ví dụ như vậy là một công ty đã di chuyển dữ liệu quan trọng sang SharePoint mà không có bản sao lưu, dẫn đến mất thông tin có giá trị. Vì vậy, điều cần thiết là lập kế hoạch cho quá trình di chuyển và sao lưu dữ liệu gốc để tránh những rủi ro như vậy.

Tại sao phải sửa một liên kết bị hỏng khi bạn có thể giả vờ như đó là cố ý và gọi nó là 'nghệ thuật siêu liên kết'?

Làm thế nào để tránh các liên kết bị hỏng

Liên kết bị hỏng có thể gây ra sự thất vọng và nhầm lẫn cho người dùng SharePoint. Để tránh điều này, hãy sử dụng 6 mẹo sau:

• Chọn URL tương đối thay vì URL tuyệt đối
• Khai thác các công cụ chuyển hướng URL như URL Rewrite
• Sửa đổi liên kết sau khi di chuyển tệp
• Thường xuyên sử dụng các công cụ kiểm tra liên kết để kiểm tra các liên kết bị hỏng
• Tạo các trang lỗi tùy chỉnh
• Hy vọng không xóa hoặc di chuyển các tập tin được liên kết đến các tập tin hoặc trang khác

Thông báo trước cho người dùng về mọi thay đổi hoặc cập nhật. Mẹo chuyên nghiệp: Thường xuyên theo dõi và theo dõi số liệu phân tích trang web của bạn để tìm ra các liên kết bị hỏng ngay lập tức.

Giữ quyền truy cập tệp trong SharePoint? Nó giống như việc cố gắng đội một chiếc mũ cho một con mèo - khó thực hiện, trừ khi bạn biết cách thực hiện.

Cách đảm bảo quyền truy cập tệp được duy trì

Duy trì quyền truy cập tệp trong quá trình di chuyển SharePoint là điều cần thiết . Để đảm bảo điều này, đây là 6 bước :

1. Mức độ cấp phép tài liệu cho từng tệp/thư mục trong hệ thống nguồn.
2. Tạo các nhóm và người dùng giống nhau trong môi trường mục tiêu.
3. Chỉ định các cấp độ quyền tương tự.
4. Kiểm tra mức độ cho phép trước khi di chuyển.
5. Di chuyển tệp/thư mục, giữ mức cấp phép duy nhất.
6. Xác nhận quyền vẫn chính xác sau khi di chuyển.

Rất dễ xảy ra các lỗ hổng về quyền trong quá trình di chuyển. Vì vậy, hãy kiểm tra và xác nhận mức độ cho phép trong suốt quá trình.

Một công ty gần đây đã di chuyển sang Microsoft 365 và gặp phải sự cố truy cập trái phép do quyền của người dùng không chính xác. Nhân viên CNTT đã phải quay lại tất cả dữ liệu đã di chuyển và áp dụng lại các quyền, gây ra sự chậm trễ trong quy trình kinh doanh. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc lập kế hoạch và thực hiện di chuyển tệp SharePoint với thông tin nhạy cảm – đặc biệt là để duy trì quyền của người dùng một cách chính xác.

Lịch sử phiên bản tập tin: Theo dõi tất cả những sai lầm và thành công của bạn!

Cách duy trì lịch sử phiên bản tệp trong quá trình di chuyển

Giữ lịch sử phiên bản của bạn khi di chuyển tệp sang SharePoint! Đây là những gì cần làm:

1. Đảm bảo phiên bản được kích hoạt trong cả thư viện nguồn và thư viện đích.
2. Bao gồm toàn bộ thư viện nguồn trong cuộc di cư.
3. Sử dụng công cụ di chuyển hỗ trợ chuyển lịch sử phiên bản.

Nếu bạn di chuyển hoặc đổi tên tệp bên ngoài thư viện gốc trong quá trình di chuyển, lịch sử phiên bản sẽ bị mất. Để ngăn chặn điều này, hãy chú ý đến quy ước về vị trí và tên tệp.

Cũng, sao lưu tất cả các tập tin trước khi di cư. Điều này sẽ giúp ích nếu có vấn đề gì xảy ra trong quá trình chuyển giao.

Vì vậy, hãy loại bỏ cái cũ và thay vào đó bằng cái mới - trừ khi bạn là người tích trữ yêu thích những chiếc đĩa mềm thập niên 90 của họ!

Các phương pháp hay nhất để dọn dẹp các tệp cũ sau khi di chuyển

Duy trì môi trường SharePoint của bạn? Dọn dẹp các tập tin cũ sau khi di chuyển là điều cần thiết. Nó giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn, đồng thời cải thiện trải nghiệm tổng thể. Đây là cách thực hiện:

1. Tìm tập tin trùng lặp. Sử dụng các công cụ như Trình quản lý SharePoint hoặc Powershell để xác định vị trí của chúng. Xóa một cách thận trọng – không xóa bất kỳ tài liệu quan trọng nào!
2. Lưu trữ các tập tin cũ. Di chuyển các tài liệu không cần thiết sang trạng thái lưu trữ – chỉ xem, không chỉnh sửa.
3. Kiểm tra các tập tin không sử dụng. Tìm kiếm tài liệu không được truy cập trong một thời gian dài. Loại bỏ nếu không liên quan.
4. Giữ lại các tập tin quan trọng. Lưu giữ các tài liệu theo yêu cầu của pháp luật, các tiêu chuẩn tuân thủ, kế hoạch kinh doanh liên tục.
5. Sử dụng siêu dữ liệu và tìm kiếm. Áp dụng thẻ siêu dữ liệu để cải thiện tìm kiếm. Người dùng có thể tìm thấy thông tin họ cần.
6. Giao tiếp với các bên liên quan. Hãy cho họ biết về kế hoạch dọn dẹp và dạy các phương pháp hay nhất để sắp xếp tệp.

Ngoài ra, hãy sử dụng báo cáo/phân tích để thường xuyên kiểm tra dữ liệu trong SharePoint nhằm theo dõi tình trạng môi trường.

Ồ, và lưu ý: Microsoft tuyên bố không thể di chuyển sổ ghi chép OneNote qua SharePoint! Điều đó khiến một công ty phải mất hai ngày thử nghiệm để tìm ra. Vì vậy, hãy đảm bảo đọc kỹ các thông tin liên quan đến tích hợp công nghệ.

Sau đó, bạn sẽ không cần những buổi viết code liên tục bằng cà phê hay những đêm mất ngủ!

Phần kết luận

Để truyền tệp hiệu quả trong SharePoint, điều cần thiết là phải hiểu những điều cơ bản. Hãy làm quen với xem thư viện tài liệu và sử dụng kéo thả công cụ giúp quá trình này trở nên đơn giản hơn. Ngoài ra, hãy tạo các thư mục trong SharePoint để dễ dàng sắp xếp và tìm kiếm tài liệu nhanh hơn.

Hãy lưu tâm rằng di chuyển tập tin có thể ảnh hưởng đến quyền hoặc liên kết giữa các tài liệu. Nên sao chép tài liệu sang vị trí mới trước khi xóa chúng khỏi thư mục gốc.

Sử dụng SharePoint lịch sử phiên bản tính năng. Điều này mang lại một mạng lưới an toàn cho việc vô tình xóa hoặc thay đổi được thực hiện trong quá trình chuyển giao. Nó cũng cho phép khôi phục các phiên bản trước của tài liệu nếu cần.

Tóm lại, việc truyền tệp trong SharePoint cần được cân nhắc kỹ lưỡng và chú ý đến từng chi tiết. Với việc lập kế hoạch hợp lý và sử dụng các tính năng sẵn có, quy trình này có thể hiệu quả và dễ dàng cho người dùng.

Các câu hỏi thường gặp

1. Làm cách nào để di chuyển tệp trong SharePoint?

Chỉ cần chọn tệp hoặc các tệp bạn muốn di chuyển, nhấp vào nút Chuyển đến và chọn thư mục đích từ menu thả xuống. Ngoài ra, bạn có thể kéo và thả tập tin từ thư mục này sang thư mục khác.

2. Tôi có thể di chuyển tệp qua các trang SharePoint khác nhau không?

Có, bạn có thể di chuyển tệp qua các trang SharePoint khác nhau miễn là bạn có các quyền cần thiết. Chỉ cần chọn tệp hoặc các tệp bạn muốn di chuyển và chọn trang đích từ menu thả xuống Chuyển đến.

3. Tôi có thể hoàn tác việc di chuyển tệp trong SharePoint không?

thêm lịch Outlook vào icalendar

Có, bạn có thể hoàn tác việc di chuyển tệp trong SharePoint bằng cách nhấp vào nút Hoàn tác xuất hiện sau khi di chuyển thành công. Bạn cũng có thể di chuyển tệp trở lại vị trí ban đầu.

4. Làm cách nào tôi có thể di chuyển một số lượng lớn tệp trong SharePoint?

Bạn có thể di chuyển một số lượng lớn tệp trong SharePoint bằng cách chọn nhiều tệp cùng lúc bằng phím Shift hoặc Ctrl hoặc bằng cách bấm vào hộp kiểm ở tiêu đề của danh sách tệp. Sau đó, bạn có thể di chuyển tất cả các tệp đã chọn đến vị trí mong muốn.

5. Điều gì xảy ra với các liên kết tệp sau khi tôi di chuyển tệp trong SharePoint?

Liên kết tệp sẽ được cập nhật tự động sau khi di chuyển thành công trong SharePoint. Tuy nhiên, nên kiểm tra các liên kết để đảm bảo chúng hoạt động như mong đợi sau khi di chuyển.

6. Tôi nên làm gì nếu không có quyền cần thiết để di chuyển tệp trong SharePoint?

Nếu bạn không có các quyền cần thiết để di chuyển tệp trong SharePoint, bạn nên liên hệ với người quản trị trang hoặc bộ phận CNTT của mình để yêu cầu các quyền cần thiết.