Khi tôi mới bắt đầu làm việc trong thế giới doanh nghiệp, có một thuật ngữ mà tôi nhận thấy được sử dụng rất nhiều: BizOps .
BizOps là cái quái gì vậy?? Và tại sao lại có cả một bộ phận phụ trách việc đó? Họ làm gì??
Đó là một điều bí ẩn mà cuối cùng tôi đã phải tìm kiếm để không tỏ ra thiếu hiểu biết như tôi trước các đồng nghiệp của mình.
Đối với những người trong số các bạn đang trải qua cuộc đấu tranh tương tự, BizOps là viết tắt của hoạt động kinh doanh và chúng cực kỳ quan trọng đối với một doanh nghiệp.
Hãy để tôi hướng dẫn bạn qua nó.
Hoạt động kinh doanh là gì?
Hoạt động kinh doanh có phạm vi khá rộng. Về cơ bản, nó liên quan đến mọi bộ phận của doanh nghiệp để duy trì hoạt động và tạo ra lợi nhuận.
Chính những công việc hàng ngày đó giúp mọi thứ hoạt động trơn tru. Không có cách tiếp cận nào phù hợp cho tất cả các hoạt động kinh doanh vì mỗi công ty đều khác nhau.
Nó sẽ trông hoàn toàn khác giữa một công ty tài chính và một công ty sản xuất chẳng hạn. Nó thậm chí sẽ trông khác nhau giữa các nhà bán lẻ nếu họ là cửa hàng truyền thống hoặc trực tuyến.
Nhưng đừng lo lắng. Những điều cơ bản về hoạt động kinh doanh là phổ biến, vì vậy hãy nói về chúng.
Các yếu tố của hoạt động kinh doanh
Có bốn yếu tố tạo nên hoạt động kinh doanh không thay đổi từ ngành này sang ngành khác. Họ chỉ đơn giản là thích nghi theo những cách độc đáo của riêng họ .
Vị trí
Mọi công ty mới đều phải chọn địa điểm nơi họ sẽ vận hành. Cho dù đó là nơi xa xôi, một tòa nhà cao tầng ở trung tâm thành phố hay một nhà máy sản xuất ở nông thôn, tầm quan trọng của quyết định vẫn như cũ.
Và quyết định đó, dù tin hay không, là một phần của hoạt động kinh doanh. Nó ảnh hưởng đến mọi thứ từ:
đổi mã pin trên tài khoản microsoft
- Nhóm khách hàng sẵn có
- Lưu trữ vật lý
- Sơ đồ công ty
- Bãi đậu xe nhân viên
Về cơ bản, đây là khối xây dựng cơ bản nhất cho hoạt động kinh doanh của bạn.
Bạn mong đợi hoạt động diễn ra suôn sẻ như thế nào nếu bạn có hàng trăm nhân viên tìm kiếm chỗ đậu xe mỗi ngày? Hoặc không đủ không gian để lưu trữ tài liệu và sản phẩm?
Họ chỉ đơn giản là sẽ không.
Công nghệ
Công nghệ là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Và nó bao gồm mọi thứ từ thiết bị nhà máy đến phần mềm theo dõi hàng tồn kho. Theo nghĩa đen, bất kỳ công nghệ nào bạn sử dụng để điều hành công ty của mình đều là một phần của hoạt động kinh doanh.
Điều quan trọng là phải hiểu công nghệ nào là quan trọng để hợp lý hóa hoạt động và luôn cập nhật mọi tiến bộ công nghệ. Bằng cách đó, bạn luôn có thể duy trì tính cạnh tranh.
Người lao động
Bạn chẳng là gì nếu không có nhân viên của mình. Nền tảng của bất kỳ doanh nghiệp nào là tìm ra nhân viên bạn cần, bao nhiêu và họ nên làm việc toàn thời gian, bán thời gian hay hợp đồng.
Chìa khóa để hoạt động kinh doanh tốt là xây dựng được một đội ngũ nhân tài cân bằng. Bạn phải tìm ra điểm thú vị là có đủ nhân viên để duy trì hoạt động suôn sẻ mà không cần tuyển dụng quá mức hoặc làm việc quá sức.
Điều đó không dễ dàng nhưng nó thực sự có thể thay đổi cuộc chơi của các doanh nghiệp.
Quy trình
Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, các quy trình . Xem xét công ty tôi làm việc có tên là Process Street, có thể nói rằng công ty này rất được yêu thích.
Quy trình của bạn là những nhiệm vụ định kỳ giúp doanh nghiệp tiếp tục phát triển. Đây là những thứ như:
- Giới thiệu nhân viên
- lập hoá đơn
- Nghiên cứu thị trường
- tuyển dụng
- Nộp đơn khiếu nại của khách hàng
- Sản xuất một sản phẩm
Bạn nhận được hình ảnh. Những quy trình nhỏ hơn, hàng ngày này rất cần thiết để điều hành một doanh nghiệp thành công, nhưng chỉ khi chúng được thực hiện tốt.
Người ta có thể lập luận rằng đây là khía cạnh quan trọng nhất của hoạt động kinh doanh vì nó giúp mọi thứ luôn vận động. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc cải thiện hoạt động kinh doanh của mình, bạn nên bắt đầu bằng cách kiểm tra các quy trình của mình để tìm ra những điểm thiếu hiệu quả.
Ví dụ về hoạt động kinh doanh
Các yếu tố của hoạt động kinh doanh đều tốt, nhưng thực tế nó trông như thế nào trong thực tế? Dưới đây là một số ví dụ:
Nguồn nhân lực
HR chịu trách nhiệm về mọi hoạt động liên quan đến vòng đời của nhân viên, bao gồm:
- tuyển dụng
- Giới thiệu
- Quản lý hiệu suất
- Xuống tàu
Và mọi thứ ở giữa.
Nếu đội ngũ nhân sự không thể tối ưu hóa các hoạt động này, điều đó có thể gây ra hậu quả lớn cho nguồn nhân tài của công ty. Việc giới thiệu tốt có khả năng tăng cường giữ chân nhân viên bằng cách tới 82%. Đó là điều quan trọng!
Để tối ưu hóa hoạt động nhân sự, các nhiệm vụ hàng ngày có thể bao gồm những việc như tìm cách cải thiện sự hài lòng của nhân viên và tạo ra các quy trình mới dành cho nhân viên. Mặc dù khác nhau nhưng cả hai đều quan trọng đối với hoạt động kinh doanh.
Tiếp thị
Bạn không thể bán thứ gì đó nếu không tiếp thị, phải không? Tất cả các quy trình định kỳ mà nhóm tiếp thị của bạn phải thực hiện để quảng bá sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn đều thuộc phạm vi hoạt động kinh doanh.
Nhưng tôi không chỉ nói về những chiến dịch hào nhoáng mà họ thực hiện hay những bài viết thân thiện với SEO mà họ viết. Tôi cũng đang nói về các phần phụ trợ của tiếp thị. Bởi vì một quy trình được thiết lập tốt để phê duyệt các tài liệu tiếp thị cũng quan trọng như bản thân các tài liệu đó. Hoạt động diễn ra suôn sẻ hơn khi có sự phê duyệt và do đó có trách nhiệm giải trình.
Các nhà tiếp thị cũng chịu trách nhiệm thu thập thông tin thị trường được nghiên cứu kỹ lưỡng, một công việc hàng ngày có thể tạo ra sự khác biệt lớn đối với lợi nhuận của công ty. Vì vậy, nếu nó không được thực hiện tốt, nó có thể tốn kém hơn giá trị thực.
Việc bán hàng
Hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực bán hàng là đảm bảo đội ngũ bán hàng có lượng thời gian tối đa trong ngày để thử và bán hàng.
Nếu đại diện bán hàng phải dành quá nhiều thời gian để ghi lại thông tin hoặc đưa ra các chiến lược bán hàng thì đó là một ví dụ về hoạt động kinh doanh kém.
Nhưng việc đảm bảo tất cả các quy trình diễn ra đằng sau các cuộc họp bán hàng và các cuộc gọi chào hàng diễn ra suôn sẻ có nghĩa là đại diện của bạn có thể dành nhiều thời gian nhất có thể với khách hàng để xây dựng mối quan hệ và chốt giao dịch bán hàng. Điều đó làm tăng lợi nhuận và là một ví dụ về hoạt động kinh doanh tốt.
Để đạt được điều đó, bạn có thể muốn xem xét những thứ như quy trình làm việc tự động để tiết kiệm thời gian cho nhóm bán hàng của mình. Điều đó gắn liền với việc sử dụng công nghệ để nâng cao hoạt động kinh doanh của bạn.
Tài chính
Điều này bao gồm mọi thứ liên quan đến tài chính của công ty, cùng với việc ra quyết định tài chính.
Đây có lẽ là vấn đề nhạy cảm nhất vì một sai lầm có thể hủy hoại doanh nghiệp mãi mãi. Đối với những hoạt động kinh doanh này, vấn đề không phải là vận hành hiệu quả mà là vận hành chính xác.
Như vậy, nhiệm vụ hàng ngày của họ bao gồm những việc như:
- Xây dựng chiến lược đầu tư
- Quản lý giao dịch
- Làm bảng lương
- Lập báo cáo tài chính
- Kiểm toán
Giống như tiếp thị, tất cả các quy trình được liệt kê ở trên phải đi kèm với một quy trình phụ phê duyệt từng quy trình để tránh sai sót. Nếu không có nó, việc ai đó mắc sai lầm khiến công ty tốn rất nhiều thời gian và tiền bạc chỉ là vấn đề thời gian.
Sản phẩm
Trong số năm ví dụ của chúng tôi, đây là ví dụ rộng nhất vì nó bao gồm mọi thứ từ việc tạo ra một sản phẩm thực tế cho đến nhóm sản phẩm.
Mục tiêu của các hoạt động liên quan đến sản phẩm là đảm bảo nhóm sản phẩm có tất cả thông tin họ cần (ngân sách, báo cáo, v.v.) để đưa ra các cải tiến cho sản phẩm dựa trên phản hồi của khách hàng. Đổi lại, nhóm sản phẩm sẽ đưa ra những thay đổi này cho nhóm phụ trách sản xuất sản phẩm.
Để đạt được điều này, cần thiết lập các quy trình định kỳ để đảm bảo nhóm sản phẩm luôn được cung cấp thông tin mới từ các nhóm khác khi có thông tin phát sinh. Nếu không có điều đó, nhóm sản phẩm không thể thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả. Và nếu đúng như vậy, sản phẩm không thể cải tiến, điều này có thể ảnh hưởng đến doanh số bán hàng.
Thực tiễn tốt nhất về hoạt động kinh doanh
Nếu bây giờ vẫn chưa rõ ràng thì tất cả các hoạt động kinh doanh đều có mối liên hệ với nhau. Nếu một bộ phận hoạt động không hiệu quả, nó có thể gây ra hiệu ứng domino đối với các bộ phận khác. Đó là lý do tại sao bạn cần áp dụng các phương pháp thực hành tốt nhất cho hoạt động kinh doanh trên mọi phương diện để tổ chức của bạn có thể hoạt động như một cỗ máy được bôi dầu tốt.
Hợp lý hóa quy trình
Hoạt động không là gì nếu không có quy trình. Các quy trình là những khối xây dựng tạo nên các hoạt động tốt. Nếu bạn hợp lý hóa các quy trình của mình, bạn sẽ tự động hợp lý hóa các hoạt động của mình.
Có một số điều bạn có thể làm để thực hiện điều này.
- Tìm kiếm sự thiếu hiệu quả trong các quy trình hiện tại
- Phân tích kết quả
- Tự động hóa các tác vụ định kỳ
- Nhận phản hồi của nhân viên
- Thực hiện điều chỉnh
Tự động hóa các nhiệm vụ định kỳ là một vấn đề lớn vì nó giúp nhóm của bạn không phải làm những công việc tầm thường tốn nhiều thời gian. Thời gian họ có thể dành cho những nhiệm vụ có giá trị cao hơn.
Sử dụng phần mềm quy trình kinh doanh là một cách tuyệt vời để tự động hóa các nhiệm vụ đó và giảm sự thiếu hiệu quả tổng thể trong các quy trình. Mặc dù hầu hết đều tốn tiền nhưng đó là một khoản đầu tư xứng đáng vì cuối cùng nó giúp bạn tiết kiệm nhiều tiền hơn số tiền bạn bỏ ra bằng cách cải thiện hoạt động tổng thể của mình.
Đo hiệu suất
Hãy đưa ra những mục tiêu thực tế và có thể đo lường được cho doanh nghiệp của bạn. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng phân tích hiệu suất hơn. Nó cũng sẽ cho phép bạn xác định các lĩnh vực cụ thể cần cải thiện. Những bộ phận nào đang làm chậm hoạt động và tại sao?
Những mục tiêu này phải cụ thể. Nếu mục tiêu của bạn là kiếm được nhiều lợi nhuận hơn trong quý tiếp theo, bạn sẽ không thể đo lường được nhiều điều từ đó. Nhưng nếu mục tiêu của bạn là tăng lợi nhuận lên 10% thì bạn có thể chia sẻ con số đó với nhân viên của mình và họ biết phải hướng tới điều gì.
Nếu không đạt được mục tiêu đó, bạn có thể đến từng bộ phận và nói chuyện với họ về hoạt động của họ để tìm ra vấn đề.
Xem xu hướng
Một trong những điều tồi tệ nhất bạn có thể làm là hoạt động của bạn bị trì trệ. Toàn bộ thái độ nếu-nó-không-hỏng-không-sửa-nó. Có thể nó áp dụng cho một số tình huống nhất định, nhưng không áp dụng cho hoạt động kinh doanh.
Xu hướng có thể bao gồm những thay đổi trên thị trường và ngành, công nghệ mới, luật mới và những thay đổi trong nền kinh tế. Để duy trì tính cạnh tranh, bạn phải luôn dẫn đầu và sẵn sàng thực hiện các thay đổi.
Chúng tôi gọi đó là chính sách cải tiến liên tục. Đừng bao giờ hài lòng và nghĩ rằng những gì bạn đang làm là đủ tốt. Luôn luôn có những cải tiến có thể được thực hiện. Theo dõi các xu hướng mới và lắng nghe phản hồi từ khách hàng và nhân viên của bạn để đảm bảo bạn không trở thành người tiếp theo K-Mart .
Sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định
Cuối cùng, bạn cần tin tưởng vào dữ liệu và sử dụng nó để đưa ra quyết định. Mặc dù chúng ta muốn đưa ra quyết định dựa trên cảm xúc hoặc kết quả trong quá khứ của mình nhưng chúng không phải lúc nào cũng là dấu hiệu tốt nhất về nơi chúng ta nên đi.
Hầu hết các phần mềm quản lý quy trình kinh doanh đều có tính năng phân tích và báo cáo cho phép bạn xem số liệu của tất cả các quy trình được sử dụng. Đó là một nơi tuyệt vời để bắt đầu khi tìm kiếm dữ liệu.
Đây cũng là lúc các xu hướng quay trở lại. Nhìn vào những thứ như lạm phát, chính sách địa phương mới và các cuộc thăm dò trong ngành có thể cho bạn biết bạn cần thực hiện những điều chỉnh nào để cải thiện hoạt động.
Kết hợp hai bộ dữ liệu và bạn sẽ không thể bị ngăn cản!
Một điều cuối cùng
Bởi vì hoạt động kinh doanh là một thuật ngữ rộng nên có thể khó biết bắt đầu từ đâu nếu bạn quan tâm đến việc cải thiện nó.
Đừng lo lắng, hãy thực hiện mọi việc từng bước một. Bạn có thể bắt đầu đơn giản bằng cách viết ra tất cả các quy trình khác nhau được sử dụng trong mỗi bộ phận. Từ đó, bạn đến gặp trưởng bộ phận và lấy thông tin về cách các quy trình hiện đang chạy.
Sau đó, bạn cần bắt đầu làm rõ những lĩnh vực nào bạn cần cải thiện để có hoạt động kinh doanh được tối ưu hóa nhất. Đừng sợ hãi. Bạn có thể làm được!
